Combien de temps passez-vous à organiser et répondre à vos Emails? C’est une question à laquelle il n’est pas toujours simple de répondre n’est-ce pas?
En effet, pour répondre à cette question nous devons à la fois prendre en compte les aspects « techniques » liés à la maîtrise de notre messagerie ainsi que des aspects d’organisation et de « bonne conduite » à suivre pour être efficace et pertinent dans la gestion de ses emails.
Je ne vais pas développer dans cet article les aspects techniques développés en détail dans ma formation « Exploiter pleinement la messagerie Gmail » (et plus encore…).
Je voulais vous faire découvrir la charte des Emails proposée par Chris Anderson (qui dirige notamment actuellement les conférences TED – Technology, Entertainment and Design).
📧 Pourquoi suivre une charte pour gérer ses e-mails ?
Chris Anderson a lancé une croisade pour éliminer les Emails inutiles qui nous prennent de plus en plus de notre temps. Il remarque ainsi comme beaucoup d’autres personnes une augmentation constante du contenu de nos boîtes de réception.
Pour contrer cet effet chronophage, il propose une « Charte des Emails » (EmailCharter) visant à réduire nos boîtes de réception.
Les règles vont de l’écriture « pas besoin de répondre » à la fin d’un courrier électronique à la limitation des déclarations ouvertes, comme : « Comment puis-je aider ? »
Voici ci-dessous les 10 règles proposées par Chris Anderson pour améliorer la gestion de nos emails.
📜 10 règles pour reprendre la main sur sa messagerie
1 – Respecter le temps des destinataires
C’est la règle fondamentale. En tant qu’expéditeur du message, il nous incombe de réduire le temps de traitement de nos emails. Même si cela signifie prendre plus de temps de notre côté avant d’envoyer.
2 – Court ou lent n’est pas impoli !
Étant donné le volume d’Emails auquel nous sommes tous confrontés, il n’est pas grave si les réponses tardent à venir et si elles ne donnent pas de réponses détaillées à toutes nos questions.
3 – Célébrez la clarté
Commencez avec une ligne d’objet qui identifie clairement le sujet et peut-être inclut une catégorie de statut comme les suivants par exemple :
- [Info],
- [Action],
- [Délai de réponse souhaité],
- [Priorité – faible, moyenne, haute].
Utilisez des phrases claires, sans confusion. Si le courrier électronique doit comporter plus de cinq phrases, assurez-vous que la première indique le motif de base de l’écriture. Évitez les polices et les couleurs étranges.
4 – Interrompre les questions ouvertes
Il est très courant d’envoyer à quelqu’un un email avec quatre longs paragraphes de texte qui représente surtout nos pensées actuelles. Même des questions bien intentionnées, mais ouvertes comme « Comment puis-je aider? » peuvent ne pas être très utiles.
La générosité des e-mails nécessite des questions simples et faciles à répondre.
Exemple de proposition d’aide par mail :
“Puis-je aider au mieux en …
- a) appelant
- b) en visitant
- c) en restant à l’écart?!”
5 – Évitez les excès de « CC »
Les « cc » sont comme des lapins qui s’accouplent. Pour chaque destinataire ajouté, vous multipliez considérablement le temps de réponse total. Voilà pourquoi il ne faut pas les utiliser à la légère !
S’il y a plusieurs destinataires, veuillez ne pas sélectionner « Répondre à tous » par défaut. Peut-être n’avez-vous besoin que de copier quelques personnes sur le fil d’origine. Ou même aucun.
6 – Coupez le fil !
Certains e-mails dépendent d’un contexte bien précis. Ce qui signifie qu’il est généralement bon d’inclure le fil auquel on répond. Mais il est rare qu’un fil de discussion dépasse 3 emails. Avant d’envoyer, coupez ce qui n’est pas pertinent. Ou envisagez plutôt dans ce cas de joindre la personne par téléphone ou d’aller directement la voir si possible.
7 – Limitez les pièces jointes
N’utilisez pas de fichiers graphiques en tant que logos ou signatures qui apparaissent en tant que pièces jointes. Nous perdons du temps à essayer de voir s’il y a quelque chose à ouvrir. Cela alourdit également les emails ce qui n’est pas très bon pour la planète…
De plus, envoyer du texte en pièce jointe alors qu’il aurait pu être inclus dans le corps du courrier électronique.
8 – Donnez ces cadeaux : EOM NNTR
Si votre e-mail peut être exprimé en une demi-douzaine de mots, il suffit de le mettre dans la ligne d’objet, suivi de EOM (= End of Message). Cela évite au destinataire d’ouvrir le message. Terminer une note avec “Pas besoin de répondre” ou NNTR, est un acte merveilleux de générosité.
De nombreux acronymes sont source de confusion, mais ils sont tous deux dorés et méritent d’être largement adoptés.
9 – Coupez les réponses sans contenu
Vous n’avez pas besoin de répondre à tous les Emails, en particulier ceux qui sont des réponses claires. Un email disant « Merci pour votre note ». Nous n’avons pas besoin de vous répondre « Super ».
10 – Déconnectez !
Si nous acceptions tous de passer moins de temps à envoyer des Emails, nous en aurions tous moins ! Pensez à organiser des demi-journées de travail où vous ne pouvez pas aller sur Internet. Ou un engagement à des week-ends sans messagerie. Ou encore une « réponse automatique » faisant référence à cette charte.
Pour conclure…
Voilà pour ces règles intéressantes à connaître pour simplifier la gestion de nos Emails. Si vous utilisez la messagerie Gmail, je vous recommande également de suivre la formation « Exploiter pleinement la messagerie Gmail » pour en savoir plus sur le sujet (également disponible sur les plateformes de formation Udemy et Skilleos).
portez-vous bien et à bientôt ! 🙂