La matrice Einsenhower est un outil qui a été développé à partir d’une citation du célèbre Dwight David Eisenhower (Chef d’état-Major des Etat-Unis lors de la Seconde Guerre mondiale et par la suite le 34e Président des Etats-unis). Einsenhower a ainsi dit :
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ».
Dwight David Eisenhower
Pendant toute sa carrière, Eisenhower fit preuve d’une incroyable capacité à rester efficace, et ce pendant deux périodes particulièrement difficiles de l’histoire : la Seconde Guerre mondiale et la guerre froide.
Son efficacité remarquable s’explique en partie par cette matrice de décision qu’il avait lui-même créé.
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Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est une matrice de décision destinée à organiser toutes nos tâches selon leur importance et leur urgence.
La matrice distingue ainsi 4 catégories de tâches :
- Urgent et important : ce sont toutes les tâches que l’on doit traiter immédiatement.
- Important, mais pas urgent : ce sont les tâches que l’on doit planifier pour plus tard.
- Urgent mais pas important : ce sont les tâches que l’on doit déléguer.
- Ni urgent ni important : ce sont les tâches que l’on doit éliminer ou limiter.
Quelle est la différence entre urgent et important ?
Avant de continuer, il est primordial de bien définir la différence entre urgent et important ?
Urgent signifie qu’une tâche doit être traitée « immédiatement ». Généralement c’est le type de tâche que l’on réalise dans l’empressement ou dans l’urgence. Dans ce cas, nous sommes plutôt en « réaction » à quelques choses lorsque nous traitons ce genre de tâches.
Important fait référence aux tâches qui nous aident à accomplir nos objectifs à long terme. Les tâches importantes sont parfois urgentes mais cela est rare. Lorsque l’on traite ce type de tâche, on est généralement dans un état d’esprit calme, rationnel. Lors de la gestion de ce type de tâche, nous sommes plutôt dans un mode « actif ».
Ne pas confondre urgence et importance !
Bien que la distinction entre urgent et important soit assez clair, il est courant de confondre ces deux notions.
En effet, nous pouvons estimer que lorsqu’une tâche n’est pas urgente, c’est qu’elle n’est pas importante et par conséquent nous priorisons l’urgent en délaissant l’important.
Cette façon de fonctionner était en effet très utile par le passé, lorsque nos ancêtres chassaient pour se nourrir et se protégeaient des prédateurs. Ils agissaient alors dans l’urgence. Ils ne pensaient pas au long terme. C’est d’ailleurs ce qui a permis la survie de notre espèce.
Cependant aujourd’hui cette habitude n’est la plupart du temps plus utile et nous porte même préjudice dans certains cas. C’est pourquoi la matrice d’Eisenhower est extrêmement pertinente à utiliser !
Elle nous aide à nous distancer de notre nature primitive et nous force à travailler sur les tâches qui nous sont bénéfiques sur le long terme.
Fonctionnement de la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower distingue 4 quadrants grâce auxquels on peut classer toutes nos tâches pour pouvoir ensuite les traiter efficacement.
Ces quadrants sont ainsi répartis sur deux axes. Nous avons ainsi en ordonnée l’importance et en abscisse l’urgence.
Quadrant 1 : Urgent et important
Le quadrant 1 correspond aux tâches à la fois urgentes et importantes.
Ce sont les tâches qui demandent à la fois notre attention immédiate et qui nous permettent de réaliser nos objectifs à long terme.
Les tâches qui sont importantes et urgentes sont hélas souvent le résultat d’une mauvaise planification.
Par exemple si nous travaillons aujourd’hui sur un rapport que l’on nous a donné il y a 4 mois et que la date butoir est demain, la tâche est importante et urgente.
Cependant, si nous avions commencé à travailler dessus au moment où le travail nous avait été donné, elle aurait été « importante et non urgente ».
Avec une bonne planification, la plupart des tâches qui appartiennent au quadrant 1 peuvent être éliminées.
Exemples de tâches urgentes et importantes :
- Rendre un mémoire dans une semaine
- Répondre à l’appel d’un recruteur
- Répondre à une annonce immobilière
- Payer les impôts le jour de la date butoir
Quadrant 2 : Important mais pas urgent
Les tâches importantes, mais non urgentes sont celles qui ont une date butoir lointaine voir inexistante et qui contribue à la réalisation de nos objectifs à long terme.
Les tâches du quadrant 2 sont donc celles sur lesquels nous devons investir le plus de temps, car ce sont les tâches qui contribuent à notre épanouissement et à notre réussite.
Pourtant, ce sont aussi les tâches que l’on a toujours tendance à négliger.
Cela notamment si nous avons trop d’urgences à traiter. Dans ce cas, nous risquons de remettre ces tâches au lendemain.
Ainsi, il est parfois utile de mettre de côté l’urgence pour pouvoir prendre du recul et allouer plus de temps aux tâches de ce deuxième quadrant.
Voici quelques exemples de tâches importantes, mais pas urgentes :
- La planification de nos tâches
- Le sport, la méditation
- Le temps de lecture, d’étude
- Les moments en famille
- La formation (développement de nos compétences)
Quadrant 3 : Urgent mais pas important
Les tâches du quadrant 3 correspondent aux activités qui nécessitent notre attention immédiate mais qui ne contribuent pas à nos objectifs à long terme. Lorsque l’on est mal organisé, c’est généralement sur ce cadran que l’on perd le plus de temps.
Voici quelques exemples de tâches urgentes mais pas importantes :
- la plupart des appels, messages et emails,
- les collègues qui viennent à notre bureau pour nous demander quelque chose à la dernière minute,
- un ami qui nous demande de l’aide sur un projet.
Les tâches du quadrant 3 sont souvent des tâches qui sont importantes pour les autres mais qu’ils ne le sont pas pour nous.
Ces tâches ne sont pas nécessairement mauvaises cependant nous devons nous assurer qu’elles n’occupent pas une place plus importantes que les tâches du quadrant 2. Nous risquons sinon de penser à tort que l’on accomplit beaucoup de choses alors qu’en réalité on avance peu sur nos projets.
La meilleure façon de traiter le quadrant 3 est donc de déléguer le plus tâches possible. Cela permet à la fois d’améliorer la gestion de notre temps et de s’investir davantage sur les tâches du quadrant 2.
Quadrant 4 : Ni urgent ni important
Les tâches ni urgentes ni importantes sont les tâches que nous n’avons pas à faire faire immédiatement et qui n’ont aucun impact direct sur nos objectifs à long terme.
Certaines personnes recommandent de complètement éliminer les tâches du quadrant 4 pour se concentrer sur les 3 autres quadrants. Cela peut nous faire gagner quelques heures chaque semaine. Cependant sur le long terme, le risque est ici de perdre en efficacité.
En effet, plusieurs études scientifiques montrent que notre cerveau a besoin de distractions et de repos pour consolider les connaissances qu’il acquiert.
Sans pause nous devenons moins performants. Nous risquons ainsi de perdre en concentration, de devenir plus anxieux et irritables et au final de moins bien gérer notre temps. Les distractions sont en fait très utiles pour se ressourcer et rester performant.
Ainsi même si nous n’utilisons pas ou peu le 4ème quadrant, il est primordial pour garder du temps pour des activités de loisirs qui seront finalement importantes pour traiter les tâches des quadrants 1, 2 et 3.
Exemples de tâches non-urgentes et non-importantes :
- Regarder des vidéos sur Youtube,
- Aller sur les réseaux sociaux,
- Faire du shopping,
- Regarder des séries,
- Jouer aux jeux-vidéos.
Pour conclure…
Pour conclure, la matrice Einsenhower est un moyen simple et rapide de traiter toutes nos tâches selon leur urgence et leur importance.
C’est un outil très efficace pour nous aider à mener à bien nos projets tout en ayant traitement raisonné des tâches urgentes et importantes. De plus, la matrice nous permet dans certains cas d’apprendre à déléguer, éliminer et mieux concentrer nos efforts. 🙂
pour vous aider à utiliser cet outil, voici ci-dessous des ressources complémentaires :
Portez-vous bien et à bientôt !