Le multitâche est un réel problème. En effet, cela dilue notre attention et notre concentration afin que même les tâches les plus faciles deviennent plus difficiles et plus longues à accomplir.
Des études ont montré que si nous faisons du multitâche, nous changeons de tâche souvent, ce qui signifie que notre attention change entre deux ou plusieurs tâches et épuise alors les ressources énergétiques dont nous disposons pour faire notre travail.
C’est pourquoi, même si nous n’avons pas ou peu d’activité physique durant notre journée, nous nous sentons épuisé en fin de journée, et ce, sans avoir faire quoi que ce soit.
Aujourd’hui, beaucoup d’entre nous travaillent dans un environnement perturbateur. Nous nous asseyons à nos bureaux, allumons notre ordinateur et nous sommes immédiatement frappés par des centaines d’e-mails qui rivalisent tous les uns avec les autres pour notre attention.
Nos téléphones émettent des « bips » et lancent des notifications avec de nouvelles alertes aux messages, à des commentaires et à des commentaires, etc…. Toutes ces distractions nous rendent multitâches.
Alors que pouvons-nous y faire ?
Nous savons que ce n’est pas une bonne méthode pour obtenir un travail de qualité. Cependant, les demandes d’attention persistent et au lieu de se réduire, elles vont probablement augmenter au fil des ans.
Ainsi, voyons dans cet article quelques stratégies pour arrêter le multitâche afin d’obtenir un travail de meilleure qualité et également de gagner en sérénité.
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1. Penser à se reposer
Lorsque nous sommes fatigués, notre cerveau a moins de force pour résister à la moindre attention. C’est pourquoi lorsque notre esprit se met à vagabonder, c’est le signe que notre cerveau est fatigué et qu’il est temps de faire une pause.
Cela ne signifie pas seulement de prendre des pauses tout au long de la journée, mais aussi de dormir suffisamment chaque jour. Lorsque nous sommes bien reposés et que nous faisons des pauses courtes et régulières tout au long de la journée, notre cerveau est complètement « ravitaillé » et dispose alors de l’énergie nécessaire pour fournir un travail efficace et de qualité.
2. Planifier sa journée
Si nous n’avons pas de plan pour notre journée, la journée « créera » un plan pour nous. En effet, lorsque nous laissons des influences extérieures prendre le contrôle de notre journée, il est très difficile de ne pas se laisser entraîner dans toutes les directions…
Lorsque nous arrivons à notre travail et que nous avons un plan de planifier la veille, notre cerveau sait exactement ce que nous voulons accomplir. Il se préparera alors inconsciemment à une période de travail soutenu.
Notre résistance aux distractions et aux autres tâches sera nettement plus élevée et nous nous concentrerons beaucoup mieux sur le travail à accomplir. Pour ma part, je définis les tâches que je dois réaliser dans la solution de gestion de tâches/projets Asana ou encore Google Agenda pour gérer mon calendrier.
3. Minimiser le contenu de son bureau
Le risque d’avoir un bureau avec beaucoup de choses dessus (dossiers, photos, objets, …) et que ces éléments sont autant de sources de distraction pour notre cerveau.
Le risque étant notamment de trouver un dossier moins complexe à réaliser et de changer de sujet constamment. Cette façon de faire augmente également le risque d’erreurs et ralentit l’achèvement de certaines tâches.
Ainsi, lorsque nous travaillons sur quelque chose, il est intéressant de se mettre en mode « plein écran » où tout ce que nous voyons, c’est le travail sur lequel nous travaillons un instant T.
4. Se concentrer sur son travail au bureau
Nous sommes des êtres d’habitude. Si nous faisons nos achats en ligne et que nous lisons de nouvelles choses dans notre travail, nous serons toujours tentés de faire des choses que nous ne devrions pas faire à ce moment-là.
Réalisons nos achats en ligne depuis un autre endroit – depuis notre domicile ou depuis notre Smartphone lorsque nous faisons une pause – et ne réalisons notre travail que lorsque nous sommes à notre bureau. La mise en place de cette habitude conditionne notre cerveau à se concentrer sur notre travail et non sur les autres distractions.
5. Apprendre à dire non !
Chaque fois que vous entendez la phrase « Apprendre à dire non », cela ne signifie pas être impoli envers tout le monde. Cela permet au moins de retarder le fait d’avoir à dire oui.
La plupart des problèmes surviennent lorsque nous disons « oui » immédiatement. Nous devons ensuite consacrer une énergie démesurée aux moyens de nous soustraire à l’engagement que nous avons pris.
En disant « Laissez-moi y réfléchir » ou « puis-je vous faire savoir plus tard », nous avons le temps d’évaluer l’offre et de revenir plus rapidement à ce que nous faisions.
6. Désactiver les notifications
De nos jours, une majorité d’entre nous utilise des ordinateurs pour travailler. Ainsi, lorsque nous recevons des alertes par email (ou d’autres services) et que les notifications sont activées, elles nous distraient, et ce, peu importe notre force et notre énergie.
Si nous souhaitons gagner en efficacité, nous devons impérativement désactiver les notifications inutiles. Cela nous donne alors beaucoup plus de temps et de concentration pour réaliser les tâches que nous devons réaliser (En savoir plus : Reprenez le contrôle de votre Smartphone).
7. Trouver un endroit tranquille
Pour travailler efficacement, il est préférable de trouver un endroit calme pour réaliser nos différentes tâches. Ainsi, si nous avons un travail important à faire et qui nous demande une grande concentration il est intéressant de s’isoler dans une pièce sans bruit perturbateur.
Être dans un environnement de ce type est un excellent moyen pour supprimer toutes les tâches qui exigent une pleine concentration sur une de nos tâches.
La concentration est primordiale pour être efficace !
Il faut l’avouer, il est parfois difficile de se concentrer sur une tâche à la fois. Cependant, les avantages liés à la quantité de travail que nous pouvons accomplir de cette façon en valent la peine.
Cela permet de réduire les erreurs, de faire plus de choses et de se sentir beaucoup moins fatigué à la fin de la journée.
Pour commencer, vous pouvez faire une liste des quatre ou cinq choses que vous voulez faire le lendemain avant de terminer votre travail. Ainsi, lorsque vous commencez votre journée, réalisez la liste par le premier élément.
Ne commencez rien d’autre tant que vous n’avez pas terminé le premier, puis passez au second. Cette astuce vous aidera à devenir beaucoup plus productif.
Portez-vous bien et bientôt !
Sources : lifehack-multitasking, unsplash.