S’organiser au quotidien, ce n’est pas simple, booster sa productivité non plus. Heureusement, les nouvelles technologies et les outils informatiques sont nombreux à pouvoir vous aider dans vos tâches chaque jour. Découvrez plusieurs techniques pour être plus productif : to-do-list, méthode pomodoro, etc.
Gérer une to-do-list
Nombreuses sont les applications à vous permettre de gérer vos tâches : Trello, Microsoft To Do, Todoist, Google Task, etc. Elles permettent de créer de petites cartes sur lesquelles on indique la tâche à accomplir ; on peut même y rajouter des descriptions, commentaires, fichiers, images, etc.
De plus, ils sont collaboratifs ; vous pouvez créer une équipe où chacun aura accès à ses tâches, qu’elles soient à réaliser seul ou à plusieurs. Décider d’utiliser des outils to do list est une façon idéale de suivre le travail, surtout lorsqu’il s’agit de travailler en équipe.
Ces services sont accessibles à n’importe quel moment depuis n’importe quel appareil : PC, Mac, smartphone, tablette, etc. Petit bonus : lorsqu’une tâche est achevée, on peut l’indiquer comme telle ; un sentiment d’accomplissement incroyable.
Les plates-formes de communication collaborative
Autre outil permettant d’augmenter la productivité de toute une équipe : les plates-formes de communication collaboratives. Nous l’avons appris avec le confinement, un collaborateur en télétravail doit pouvoir communiquer simplement et rapidement avec ses collègues.
Différents services existent : Slack, le plus connu, Flock, Discord, etc. Sur chacun d’eux, il s’agit de serveurs de discussion instantanée avec plusieurs salons textuels ou vocaux. Cela permet aux membres d’une équipe de discuter en temps réel via du texte, via un appel audio ou vidéo. De plus, ils peuvent s’envoyer en un rien de temps des fichiers et des liens pour aller encore plus vite. Il y a aussi un système de messagerie privée pour que les collaborateurs discutent entre eux.
Le système de salons de discussion est un énorme avantage ; chaque salon peut correspondre à une thématique. Pas besoin pour chacun de consulter tous les salons, il n’y a qu’à consulter ceux dont les travailleurs ont besoin.
La méthode pomodoro, ou comment se motiver à travailler
Se motiver et se concentrer pour travailler, pas toujours facile. On essaie de travailler, on se déconcentre, on finit sur Facebook ou Twitter à défiler son fil d’actualité et pendant ce temps on n’avance pas. Changer rythme, ça commence par changer sa méthode de travail.
La méthode pomodoro permet de gérer facilement son temps. Traditionnellement, on utilisait un minuteur qu’on réglait sur 25 minutes. Ces sessions de 25 minutes sont séparées par de courtes pauses qui durent en général 5 minutes. Au bout d’un certain nombre de pomodori (signifie « tomate « en italien, cela désigne les sessions de travail), il y a une pause plus longue.
Il existe plusieurs applications ou extensions de navigateur qui permettent de suivre ce rythme facilement : Focus To-Do par exemple. Cette extension permet d’appliquer la méthode pomodoro de façon automatique et de voir à la fin combien de sessions de travail ont été effectuées.
Cette méthode a comme la to do list une dimension de satisfaction à la fin du travail, le sentiment d’accomplissement est vraiment palpable.