Comment créer une ressource de partage d’idées au travail ?

Des recherches ont montré à maintes reprises que deux des principales raisons pour lesquelles les employés quittent leur emploi sont le manque de reconnaissance de leur patron et le manque de communication.

Pour résoudre ce problème, la collaboration est essentielle. Disposer d’une ressource efficace de partage d’idées sur notre lieu de travail peut améliorer l’engagement des employés et ouvrir la voie à l’innovation.

Découvrez dans cet article comment il est possible de créer ce type de ressource et comment le faire en sorte que cela fonctionne concrètement.

Pourquoi créer une ressource de partage d’idées?

Que vous soyez gestionnaire ou non, disposer d’un espace centralisé et sans jugement pour promouvoir le partage d’idées signifie que les gens sont plus susceptibles d’y contribuer. Il est également de savoir que tout à chacun est invité (et même encouragé) à faire des suggestions.

À bien des égards, une ressource de partage d’idées bien utilisée doit présenter des avantages, tels que :

• La simplicité d’accès et d’utilisation.
• Permet à tout à chacun de faire des suggestions en dehors des réunions d’équipe.
• Tout le monde peut y ajouter des informations (quels que soient les horaires de travail).
• Possibilité de donner des idées de façon anonyme.
• Fournis un historique des choses qui ont déjà été proposées.

Cependant, pour que cela fonctionne, la ressource doit être bien gérée. Cela comprend le traitement des idées des participants, la collecte des informations et leur mise en œuvre le cas échéant. Les employés comprendront rapidement si cela est traité comme un exercice de case à cocher et que les contributions de chacun sont rejetées ou ignorées.

Si cela est fait correctement, l’entreprise dispose alors d’une banque interactive d’idées et de commentaires sur lesquels il est possible de s’appuyer pour apporter des améliorations. De plus, c’est une autre façon de permettre aux salariés de proposer des idées nouvelles et ainsi de se sentir écouté.

Quelle solution mettre en place pour gérer le partage d’idée?

1 – Utiliser une application de messagerie instantanée

L’un des moyens les plus simples de créer une ressource de partage d’idées consiste à utiliser des applications ou des services de messagerie instantanée. La plupart des entreprises utilisent déjà l’une ou l’autre de ces applications de messagerie instantanée. Elle a donc l’avantage supplémentaire d’être prête à l’emploi.

Slack, Microsoft Teams ou encore Google Chat sont de bons exemples d’applications qu’il est possible d’utiliser. Avec ces applications, il est possible de créer un canal dédié uniquement utilisé pour le partage d’idées et y inviter les membres de votre équipe.

Étant donné que ces trois applications nous permettent de télécharger et d’épingler des fichiers dans un espace dédié, nous pouvons même y ajouter une feuille de calcul (comme Google Sheets) pour collecter les informations et les gérer de manière formelle.

De plus, comme la messagerie instantanée se déroule en temps réel, nous pouvez la rendre interactive en présentant des sujets et en lançant des discussions.

L‘utilisation de cette approche est généralement mieux adaptée aux petites équipes qui travaillent toutes en même temps, par exemple, un travail standard de neuf à cinq. Ceci est purement dû au fonctionnement de la messagerie instantanée et peut être idéal dans ce scénario.

Cependant, les inconvénients de cette méthode sont les suivants :

• Il peut rapidement devenir ingérable s’il est utilisé fréquemment.
• Gestion et recherches des idées difficiles.
• Les noms d’utilisateur de chacun sont généralement visibles (pas anonyme).
• Espace difficile à modérer.
• Les utilisateurs peuvent se sentir obligés de contribuer et peut se sentir exclu s’il ne participe pas.

2 – Créer un tableau d’idées numériques

Un tableau numérique fournit un espace en ligne pour que tous les utilisateurs puissent observer et compléter à leur rythme. Nous pouvons considérer cette solution comme un panneau d’annonces que tout le monde peut voir.

Pour mettre en place cette méthode, nous pouvons utiliser des solutions de notes ou de projets comme Asana, Trello ou bien d’autres outils numériques de ce genre. Dans ce cas, le mieux est de créer un projet de type « tableau ».

Il est également possible d’utiliser des solutions de tableau numérique accessible à tous comme le propose Google avec Jamboard ou encore avec la solution Witeboard.

Lorsqu’une personne souhaite y ajouter son idée, il lui suffit de créer un note dans l’outil choisi. Les informations seront ajoutées en temps réel et il est ensuite possible de les organiser selon nos préférences.

Néanmoins, cela peut poser certains problèmes, tels que :

• Il faut que les utilisateurs puissent accéder simplement à l’application (accès intranet ou favoris).
• Il risque d’y avoir peu d’idées dans le cas d’une utilisation avec une petite équipe.
• Cette méthode peut sembler impersonnelle et manquer d’éléments de discussion.

3 – Partage des idées avec les fichiers Google

Si vous souhaitez que votre équipe partage des idées, mais que vous souhaitez également vous assurer qu’elle reste aussi organisée que possible, ne cherchez pas plus loin que Google Docs et Sheets. Les fichiers Google offrent des capacités de partage inégalées et permettent aux utilisateurs d’apporter des modifications en même temps que quelqu’un d’autre.

Le plus grand avantage de l’utilisation de ce support est que nous pouvons contrôler les informations ajoutées en utilisant des en-têtes et des listes déroulantes spécifiques. Par exemple, sur Google Sheets, les en-têtes de nos tableaux peuvent inclure :

• Nom, Prénom.
• Service / Pôle / Division (possibilité de créer une liste déroulante pour ce type de champ).
• Suggestion.
• Quelle est votre idée ou suggestion?
• Raison de votre idée ou suggestion.
• Réponse de la direction.

Vous pouvez ensuite utiliser votre ressource de partage d’idées pour collecter des données, produire des rapports et tenir tout le monde au courant de l’avancement de leur idée.

Les inconvénients de l’utilisation de fichiers Google comme ressource d’idée sont :

• Fonctionnalités de discussion limitées.
• Approche descendante de l’innovation.
• Comme pour la méthode précédente il faut trouver un moyen d’accès rapide au(x) fichier(s).

RUBRIQUE EN LIEN : Découvrez la puissance de la suite Google Workspace.

Pour conclure…

Avec les suggestions ci-dessus sur la façon de créer une ressource pour le partage d’idées entre collègues, vous devriez avoir une meilleure idée de l’approche à prendre pour choisir la solution qui correspond le mieux aux besoins de votre équipe.

Vous pouvez même choisir d’utiliser deux des méthodes mentionnées. L’important est de trouve une solution qui s’intègre de façon simple dans votre organisation. Cet outil peut même maximiser l’intérêt du personnel pour le développement de l’entreprise, et vous aurez une mine d’informations sur la façon dont les choses peuvent être améliorées.

Votre équipe est votre plus grande ressource, alors assurez-vous d’utiliser leurs connaissances et leur expérience en leur offrant un espace pour les partager. 🙂

Portez-vous bien et à bientôt!

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Sources : images-unsplash, dessin-flaticon.