Gmail : 3 conseils pour nettoyer sa messagerie !

Lors des formations que j’ai la chance d’animer sur les applications G Suite, est plus particulièrement sur Gmail, une question revient régulièrement. Comment nettoyer (ou faire du « ménage ») efficacement dans sa messagerie ?

Cette question se pose inévitablement à nous un jour, et ce, quelle que soit notre service de boîte mail (Gmail, Outlook, Yahoo Mail, etc…).

Si vous souhaitez tout savoir sur Gmail ? N’hésitez pas à découvrir et rejoindre la formation « Exploiter pleinement la messagerie Gmail » by Windtopik.

Pourquoi nettoyer sa messagerie ?

Bien que les messageries actuelles offrent la possibilité de stocker une grande quantité de mail sans avoir de problème de stockage, il est pertinent de faire régulièrement un petit nettoyage pour gagner en efficacité et sérénité.

Cela, notamment pour deux raisons évidentes (mais pas que…) :

• Gagner de la place de stockage sur notre compte,
• Eviter d’afficher des informations obsolètes lors de nos recherches.

  

De plus au-delà de ces deux points nous agissons inconsciemment à sauver la planète ! 🙂

Je ne rentre pas dans les détails de ce point dans cet article, mais je vous laisse en savoir plus depuis cette source externe (Effacer ses e-mails : un geste eco-citoyen).

Ainsi, afin de vous aidez dans cette démarche de gain de place, d’efficacité et d’acte responsable pour notre planète, voici ci-dessous 3 conseils qui me semblent essentiels à connaître pour nettoyer efficacement sa messagerie.

1. Désabonnez-vous des Newsletters inutiles

Le premier conseil développé ici n’est pas à proprement parler un conseil de « ménage », mais il est cependant très important à prendre en compte pour vous faire gagner du temps au quotidien et évite le stockage inutile. Pensez à limiter au maximum les mails de newsletter (site de e-commerce par exemple).

Evidemment, je ne recommande pas de vous désabonner à la plupart de ses lettres d’informations, mais plutôt de « rationaliser » cette pratique.

Vous pouvez ainsi remplacer des messages de veille sur vôtres métiers ou vos passions depuis une solution de flux RSS comme Feedly. 

En limitant les Newsletters de e-commerce vous risquez d’être bien moins tenté d’acheter des choses dont vous n’auriez pas véritablement besoin. Votre compte en banque risque fortement de vous dire merci ! – évidemment ce conseil ne concerne pas la Newsletter de Windtopik. 😉

2. Effacez les mails obsolètes

Maintenant que vous avez commencé à limiter les messages « entrants » au sein de votre messagerie, je vous conseille de définir votre délai d’archivage. En effet, il est en général peu utile de continuer de stocker des messages au-delà d’un certain nombre d’années.

Personnellement je pense que trois ans est un délai suffisant avant suppression. Bien sur, cela n’engage que moi. Chacun doit ici trouver le délai qui lui correspond le mieux.

Par exemple, pour effacer les messages de plus de trois années, il vous suffit de procéder comme suit :

1. Cliquez sur la barre de recherche,
2. Spécifiez la date de fin (dans l’exemple « 2016/01/01 »).
3. Validez l’opération avec le bouton loupe.
4. Cliquez la coche de sélection en bas de la barre de recherche.
5. N’oubliez pas de cliquer sur le texte « Sélectionner toutes celles qui correspondent à cette recherche » pour prendre en compte tous les messages concernés.
6. Pour terminer, cliquez sur la corbeille pour effacer vos mails.

Cette méthode vous permet de supprimer simplement et rapidement un grand nombre de mail. Cependant elle peut-être problématique si vous avez stocké des messages à garder sans limitation de temps.

Dans ce cas, je vous recommande fortement de stocker ce genre de messages dans une autres solution (comme Evernote, Google Keep ou encore dans un simple document Docs par exemple).

3. Supprimez les mails avec les pièces jointes

Le troisième conseil est de vous débarrasser de vos mails les plus encombrants. A savoir, les mails qui intègrent des pièces jointes.

Par exemple, pour voir et faire votre tri sur les mails qui font plus de 2 mo de taille il vous suffit de procéder comme suit :

1. Cliquez sur la barre de recherche,
2. Spécifiez la taille maximale (larger:2mo).
3. Enfin, validez le choix avec le bouton loupe.
4. Il vous suffit maintenant de supprimer les messages inutiles.

Pour conclure…

N’oubliez pas que votre messagerie n’est pas conçu pour être un lieu de stockage ! Pour stocker vos documents, il est préférable de les placer directement dans votre espace Google Drive par exemple.

Personnellement je vous recommande de supprimer les mails inutiles et de classer vos messages importants dès que possible. Si vous souhaitez également optimiser votre gestion de messagerie, je vous conseille de jeter un oeil à l’article : Comment gérer efficacement et simplement sa messagerie ?

J’espère que ces quelques conseils vous auront permis de nettoyer efficacement votre messagerie. 😉

Vous avez d’autres astuces sur la façon de nettoyer sa messagerie ? N’hésitez pas à donner votre avis dans les commentaires ci-dessous.

Portez-vous bien et à bientôt!