Avec Google Drive, chacun à la possibilité d’organiser son arborescence selon ses préférences. Cependant il est intéressant de connaître certaines notions utiles pour faire de votre espace de stockage Drive un endroit bien organisé dans lequel naviguer facilement.
Pour atteindre cet objectif, vous trouverez dans cet article des conseils sur l’optimisation de l’organisation de vos fichiers et dossiers sur le Drive.
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1. La structure des dossiers
Le meilleur point de départ est de créer une structure de dossiers cohérente. Vous pouvez notamment gérer les dossiers par « projets ».
Créez alors un dossier pour chaque projet et créez des sous-dossiers pour chaque aspect de ce projet.
Création d’un dossier de « tri »
Personnellement, pour ne pas que la racine de mon Drive ne soit pas un « capharnaüm ». je préfère stocker les fichiers de type à classer, à traiter, à supprimer plus tard, temporaire ou autre dans un dossier spécifique.
Ce type de fonctionnement permet d’avoir une racine « propre » et de savoir exactement ou se trouve les documents en « transition ». Vous pouvez nommer ce dossier « Non classés » ou encore « Temporaire » par exemple.
Méthode à appliquer
- Créez un dossier “Non classés / Temporaire” pour stocker tous les documents à classer ou ceux qui ont vocation temporaire sur votre espace Drive.
- Parcourez ce dossier régulièrement.
- Trier et ranger son contenu dans les dossiers appropriés dès que possible.
Évitez les “grandes” arborescences
Afin de naviguer facilement dans votre espace, il est conseillé d’éviter de créer des arborescences avec un grand nombre de “sous-dossiers”.
Il est notamment recommandé de ne pas dépasser 3 sous niveaux (N1 → N2 → N3). Au-delà, il est prouvé que nous risquons de perdre du temps à parcourir notre arborescence.
Classer et ranger les dossiers principaux
Afin de créer un cheminement “cohérent” vous pouvez également choisir le positionnement des dossiers à la racine de votre dossier “Mon Drive” en spécifiant un numéro (1,2,3, …) ou encore des caractères spéciaux (@ ,# , …).
2. Ajoutez de la couleur
Sous Google Drive vous pouvez simplement modifier la couleur d’un dossier (exemple ci-dessous).
Codifier vos dossiers
Grâce à la modification de couleur de vos dossiers, vous pouvez alors les codifier. La mise en place d’une codification de dossier peut vous permettre de retrouver facilement des dossiers et d’y voir plus clair lors de la navigation.
Voici ci-dessous des exemples de codification.
Ordre de Priorité
Vous pouvez utiliser des couleurs pour définir un ordre de priorité, par exemple :
- Normal : Bleu.
- Moyen : Orange.
- Important : Rouge.
Ceci vous permet de visualiser rapidement les dossiers qu’il faut traiter en priorité.
Selon le statut
Vous pouvez aussi utiliser un codage par statut (en attente, en cours, terminée…). Une simple visualisation de la couleur vous rappelle ou vous en êtes sur un dossier en particulier, par exemple :
- Terminée : Vert.
- En cours : Jaune.
- A faire / En attente : Rouge.
Par projet
Vous pouvez aussi simplement utiliser une couleur pour définir un projet en particulier.
3. Utilisez une convention de nommage
Autre notion pour retrouver rapidement un document, lui appliquer une convention de nommage spécifique.
Par exemple, en nommant chaque document avec le projet ou le sujet entre crochets.
Exemple : « [Projet 1] Nom_Du_Document », ou encore avec simplement des initiales « [P1] Nom_Du_Document ».
Grâce à cette méthode, vous êtes sûr de retrouver rapidement tous les documents associés à un projet ou un sujet en particulier.
4. Organisez les éléments « partagés avec moi »
Lorsqu’un document est partagé avec vous, il peut être difficile à localiser, car celui-ci n’est pas automatiquement ajouté dans votre dossier “Mon Drive”.
Lorsque vous avez besoin de travailler sur un document partagé (maintenant ou à l’avenir!), ajouter systématiquement celui-ci dans un des dossiers de votre espace “Mon Drive”.
Pour ajouter un document qui est partagé avec vous à “Mon Drive”, sélectionnez le document dans le dossier “partagé avec moi” (1) puis faites un clic droit sur le fichier/dossier à ajouter et cliquez sur “Ajouter à Mon Drive” (2). En savoir plus sur le partage et la collaboration avec Google Drive.
5. Utilisez les suivis
Pour retrouver rapidement des fichiers ou des dossiers, vous pouvez également utiliser le menu “Suivis” présent dans la zone de navigation de Google Drive.
Ce menu vous permet d’appliquer un “raccourci” sur des éléments de votre Drive, ce qui vous évite de perdre du temps à naviguer dans les différents sous niveaux de vos dossiers.
Il est ainsi intéressant d’utiliser les suivis pour vos fichiers/dossiers courant et les projets en cours.
Pour ajouter un document dans le menu “Suivis”, il vous suffit de faire un clic-droit sur le fichier ou le dossier concerné et de cliquer sur “Ajouter aux favoris”.
Cette méthode est intéressante avec un nombre limité de suivis. En effet, si vous devez utiliser la molette de votre souris, c’est qu’il est peut-être temps de faire du “ménage” car vous avez trop de documents “suivis”.
6. Faites du ménage dans votre Drive !
Une fois que vous avez trouvé votre méthode de classement, il est important de faire du ménage régulièrement dans votre Drive. Cela afin de vous débarrasser des éléments inutiles qui monopolisent de l’espace de stockage inutilement.
Pour vous aider dans cette tache, vous pouvez connaître les fichiers les plus encombrants présents sur votre Drive en cliquant sur la zone (1) indiquant l’espace de stockage actuellement utilisé. Vous aurez alors accès aux documents les plus volumineux de votre compte.
Vous pouvez également voir les détails du stockage en cliquant sur le bouton « Acheter plus d’espace de stockage » (2).
Si besoin, vous pouvez également depuis cet espace choisir un abonnement payant pour obtenir plus d’espace de stockage.
Si vous avez plus de 10 go de message dans votre messagerie Gmail, il est peut-être temps pour vous de faire du ménage dans votre boîte mail.
En effet, votre messagerie n’est pas un lieu de stockage. Prenez le temps de classer vos documents à sauvegarder dans des dossiers sur votre Drive ou encore un autre lieu de stockage (Dropbox, iCloud, …). Vous risquez ainsi de gagner en clarté et vous retrouverez plus simplement vos documents. En savoir plus…
7. Conclusion
Les conseils développés ci-dessous doivent vous permettre de trouver votre « propre méthode » de classement. En effet, chacun à une vision différente de la gestion et plus précisément du « rangement » de ses données.
J’espère en tout les cas que les « pistes » développées dans cet article vous auront permis de gagner en clarté et efficacité. 🙂
N’hésitez pas à me donner votre avis sur les propositions ci-dessus et de faire part de vos méthodes d’organisation dans les commentaires.
Sources : googledrive, flaticon.
18 replies to "Conseils d’organisation sous Google Drive"
Bonjour,
Très bon article simple et clair, merci !
Un seul bémol, j’enlèverais dans la section 1 sous « Classer et ranger les dossiers principaux » toute mention d’utilisation de caractères spéciaux. Surtout si en plus l’usager utilise l’application Google Drive sur son PC pour la synchronisation des fichiers avec Drive. Nous savons que tous les caractères spéciaux peuvent créer éventuellement des problèmes d’accès, de synchronisations, de sauvegarde et récupération et voir même de corruptions de fichiers.
Voilà, merci encore,
Stéphane
Bonjour Stéphane,
Merci beaucoup de ton retour et de ta remarque pertinente.
En effet, il faut faire attention avec les caractères spéciaux (je sais de quoi je parle avec un ‘ dans mon nom de famille ^^ ).
Cependant, je pense que l’utilisation de ce type de caractère est intéressant sur des solutions comme Google Drive ou encore Evernote pour optimiser le classement. Je dirais qu’il faut les utiliser avec parcimonie pour éviter les erreurs que tu as pu développer (notamment à cause de solutions de synchronisation installer en local).
Pour ma part, j’utilise le « # » et le « _ » depuis un moment avec Google Drive sans aucun problème à ce jour. Mais en effet à éviter dans le cas de synchronisation sur votre poste en local.
Encore merci de ton retour et A bientôt ! 🙂
Article interessant pour ceux qui commencent à entasser les fichiers dans le drive et qui cherchent la coordination par le cloud.
Merci, j’ai trouvé des pistes d’amélioration pour la société dans laquelle je travaille. Les personnes ont tendance à laisser le drive de côté car ils ne comprennent pas son fonctionnement.
Je vais m’appuyer sur les points décrits dans cette article pour faire de la formation en interne.
Merci
Flo
Merci beaucoup pour ce retour !
En effet en général les personnes ne voient pas directement le potentiel du Drive. Ainsi, il est intéressant de leurs expliquer le potentiel de cette solution par des exemples concrets (Gain de temps avec une bonne méthode de classement ou de recherche, intérêt du partage et des fonctionnalités de collaboration, …).
Bonne continuation ! 🙂
Bonjour,
C’est un article très intéressant !! J’aimerais savoir, si quelqu’un partage un fichier avec moi et je l’ajoute à mon Drive (étape 4). Si la personne qui me l’a partagé apporte des modifications au fichier principal, est-ce qu’il va modifier celui qui est dans mon Drive également ou pas ?
Merci !
Bonjour Susana,
En effet c’est exactement ce qui va se passer ! 🙂
Ajouter un fichier partagé à son Drive (étape 4) permet d’organiser à sa guise les fichiers en communs avec d’autres personnes.
Dans le fonctionnement le fichier est le même qu’il soit présent dans « mon Drive » ou « Partagés avec moi ». Car à la différence d’un fichier « classique » (ex: .doc, .xls) les fichiers Google sont en réalités simplement des « liens ».
L’espace « Mon Drive » est donc la pour organiser tous nos fichiers (ou liens donc 😉 ) afin de les retrouver simplement. Comme nous le faisions dans le fameux explorateur Windows.
J’espère que ma réponse est suffisamment claire ? 🙂
Bonne journée.
Bonjour,
Est il possible de mettre des libellés ou des tags sur les fichiers du drive.
Car on a souvent a classer un doc dans plusieurs répertoires.
Alors effectivement on peut dupliquer si ce sont des documents fixes comme des dpf.
Mais si ce sont des documents modifiables cela deviens embêtant
… créer des raccourcis ?
je cherche une méthode facilement gérable. j’avoue que Evernote a un peu d’avance sur ce coté.
Merci de me donner vos avis ou positions sur le sujet.
Christophe
Bonjour Christophe,
Votre question est très pertinente en effet. Google à prévu d’intégrer la possibilité d’ajouter des tags/étiquettes prochainement (hélas aucune date de définie pour le moment).
Concernant le classement est-ce que vous connaissez la méthode pour mettre un fichier dans plusieurs dossiers/emplacement ? auquel cas, cette fonctionnalité pourrait répondre à votre besoin (Voir depuis ce lien « Enregistrer un élément dans plusieurs dossier »). Je vais tâcher de réaliser un article sur le sujet très bientôt.
Pour information, je pense sortir une formation sur le thème « comment maîtriser pleinement ses données sur Google Drive » au mois d’Octobre ou de Novembre 2018. Formation dans laquelle je développerais en détail tous ces aspects. De plus, elle permettra d’échanger efficacement sur des problématiques rencontrés par les participants.
Surtout n’hésitez pas si vous avez besoin d’autres pistes sur le sujet.
Bonne fin journée.
– Régis
Bonjour
La façon dont Gdrive trie les fichiers dans le dossier me laisse perplexe
En particulier il est impossible d’obtenir une liste avec les noms seulement, sans les options diverses et variées (un bon vieux tri basique sur le nom de fichier)
cf https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1ROrd00Or7bnwwMIR-dyDKLksBfwR6boi
green ideas sleep furiously !
Bonjour Jean Pascal,
Il est possible de classer les fichiers par nom. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le terme « Nom » entre la zone des fichiers est le fil d’ariane.
J’espère que je réponds bien à votre question ?
Bonjour
article intéressant, merci bcp.
Je cherche la fonctionnalité me permettant comme sur un dropbox de me dire les fichiers modifiés / ajoutés par d’autres dans le cadre de fichiers partagés.
Merci bcp
Bonjour,
Merci de votre retour !
Concernant votre question, Google Photos propose simplement d’afficher les albums partagés par d’autres personnes dans l’onglet « Partage ». Il n’est en effet pour le moment pas simple de savoir qui a ajouté à un instant « T » de nouvelles photos dans un album.
Je pense cependant que des améliorations devraient arriver pour améliorer encore la gestion des photos qui nous sont partagés.
Bonjour,
Est-il possible de trouver une liste de tout ce qui partagé et avec qui?
Bonjour Caroline,
Hélas cette fonctionnalité est en effet manquante (pour le moment en tout les cas). Il n’y a en effet pas de façon simple en natif pour afficher les éléments que nous avons partagés. Il existe bien une extension pour savoir cela, mais je la trouve très intrusive… (demande beaucoup trop d’informations sur notre compte à mon goût).
J’espère que Google nous offrira très bientôt cette option en natif ! 😉
Peut-être avec https://www.whohasaccess.com/
Après à voir.
Cordialement,
Bonsoir,
Je voudrais partager un dossier de mon drive sans que la personne avec qui je le partage puisse accéder à mes autres dossiers, est-ce possible?
Bonjour,
C’est en effet possible si vous partagez uniquement le dossier en question. Cependant tous les éléments qui sont à l’intérieur de ce dossier seront visibles ou modifiables selon le type de droit accordé.
Donc, lors du partage d’un dossier avec une personne, celle-ci aura accès uniquement au dossier partagé, mais pas aux autres données présentes sur notre Drive.
J’espère que je réponds bien à votre questionnement ?
Pour allez plus loin et maîtriser tous les aspects du Drive vous pouvez également en savoir plus depuis la formation « Maîtriser ses données avec Google Drive ».
Bonne journée !
bonjour
Sur un formulaire apparait sous le titre mon adresse gmail relative à ce formulaire avec le choix de changer l’adresse (j’en ai pusieurs)
Cela ci se produit depuis quelques jours et je ne trouve pas de solution.
que faire pour enlever cette adresse gmail ? merci