Pour gagner du temps lorsque nous devons répondre à nos emails depuis Gmail, il peut être très intéressant d’utiliser la fonctionnalité de modèles. Cette fonctionnalité nous permet notamment de répondre plus rapidement à des demandes fréquentes par exemple. Découvrez en détail dans cet article comment paramétrer et utiliser cette fonctionnalité de la messagerie de Google.
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Pourquoi utiliser des modèles de mails ?
Les modèles de mails sont très utiles lorsqu’il nous arrive de répondre régulièrement une même réponse (ou une réponse proche) à des interlocuteurs différents.
Par exemple, un client nous demande le prix d’un des services que nous proposons. La réponse que nous réalisons pour ce client peut également être utiliser pour d’autre clients. Il nous suffirait simplement ici de modifier le nom du client et d’autres petites informations.
Le fait d’ajouter ce mail dans un modèle dans ce type de cas nous évite alors de rechercher le mail que nous avons transmis précédemment, de faire un copier-coller et de le modifier.
Lorsque nous avons créé plusieurs modèles de mails, nous n’avons qu’à récupérer le mail souhaité dans la liste de nos modèles et simplement adapter le mail à notre destinataire.
Activer la fonctionnalité de modèles de mails ?
Premièrement, il faut activer la fonctionnalité si vous ne l’avez jamais utilisé. Pour cela, procédez comme suit:
- Cliquez sur le bouton « Paramètres » en haut à droite de Gmail, puis cliquez sur « Voir tous les paramètres ».
- Cliquez alors sur « Paramètres avancés » puis dans le champ Modèles, cliquez sur le bouton « Activer ».
La fonctionnalité est maintenant activer et prête à être utilisée. Voyons maintenant ci-dessous comment elle fonctionne. 😉
Utiliser les modèles de mails
Créer un modèle de mail
Pour commencer avec l’utilisation des modèles de mails, voyons comment créer un modèle et l’enregistrer dans la liste des modèles. Procédez alors comme suit:
- Créez un nouveau mail – bouton « Nouveau message ».
- Renseignez maintenant informations que vous souhaitez enregistrer dans notre email. Dans l’exemple ci-dessous un mail de réponse pour connaître les tarifs de plusieurs formations.
INFORMATION : Lors de l’enregistrement d’un modèle, pensez bien à supprimer votre signature dans le modèle. Le risque étant d’ajouter le modèle et d’ajouter une signature en doublon. Alors qu’elle risque d’être déjà présente si vous en avez configurer une. En savoir plus >> Comment créer une signature avec Gmail ?
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ASTUCE : Pour retrouver encore plus rapidement un modèle vous pouvez ajouter des emojis dans le titre du modèle. Cela afin de les repérer et de les insérer encore plus vite. 😉 En savoir plus avec l’article >> Améliorer son organisation avec des Emojis depuis Google Drive !
- Une fois que votre modèle de mail est prêt à être enregistré, cliquez sur le bouton « Autres options » puis dirigez-vous vers « Modèles > Enregistrer en tant que modèle > Enregistrer nouveau modèle ».
Récupérer un modèle de mail
Pour récupérer un modèle de mail (depuis le mail à répondre ou un nouveau message) cliquez sur le bouton « Autres options (trois points verticaux) » puis dirigez vous vers « Modèles » et sélectionnez le modèle souhaité – Dans l’exemple le mail avec les tarifs des formations.
Une fois le modèle de mail récupéré, il ne nous reste plus qu’à l’adapter à notre destinataire.
Supprimer un modèle de mail
Pour supprimer un modèle qui n’est plus utile, il faut cliquez sur le bouton « Autres options », dirigez vous vers « Modèles > Supprimer le modèle » et cliquez sur le modèle à supprimer.
Le modèle va alors être complètement supprimé de la liste des modèles de mail.
Modifier un modèle de mail
Enfin si vous souhaitez modifier un modèle existant, le mieux dans ce cas est de procéder comme suit :
- Récupérer le modèle de mail à modifier dans un nouveau mail.
- Editer le mail avec les modifications que vous souhaitez apporter.
- Cliquez enfin sur le bouton « Autres options », se dirigez vers « Modèles > Enregistrer en tant que modèle » et cliquez sur le modèle à modifier.
De cette façon vous pourrez récupérer le modèle avec les modifications que vous venez d’apporter.
Pour conclure…
Voilà pour cette fonctionnalité qui permet de gagner beaucoup de temps lors du traitement des emails de notre messagerie. Cette solution nous permet de répondre très rapidement à des demandes fréquentes de façon simple et efficace!
J’espère que ce tutoriel vous aura permet de configurer et commencer à l’utiliser en toute simplicité. 🙂
Portez-vous bien et à bientôt!