Avec Google Sheets, nous disposons de nombreuses fonctionnalités de collaboration pour travailler efficacement avec nos collègues. Nous pouvons également comme le l’ait développé dans un précédent article/vidéo comment recevoir une modification quotidienne dès qu’une personne en édition sur le fichier réalise une modification.
Bien que cette fonctionnalité répond déjà à de nombreux besoins, il peut être intéressant de pouvoir envoyer un email prédéfini à une adresse directement en cochant une case à cocher.
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📺 Démonstration vidéo
📨 Diffuser automatiquement un email en cochant une case à cocher avec Google Sheets
Avec Google Sheets il peut par exemple être intéressant d’envoyer un email automatique à une adresse spécifique. Cela peut-être intéressant dans de nombreux cas d’usages. Comme dans de la gestion de projet par exemple.
Présentation du cas d’usage
Dans ce cas d’usage de démonstration, j’ai un fichier dans lequel j’ai une zone pour expliquer et suivre les différentes étapes d’un projet. Ensuite, je peux transmettre automatique un email à une adresse défini dans mon Google Apps Script en cochant une case à cocher.
Voyons ci-dessous les deux versions de ce cas d’usage. À savoir un cas avec une adresse email définie en statique dans le code ou encore un autre cas où il est possible de choisir un email dans une liste.
📨 CREER UNE COPIE DU FICHIER « DIFFUSION AVEC CASE À COCHER » 📨
V1 – Envoyer un email avec une case à cocher (adresse statique)
Fonctionnement cas d’usage V1
Dans cette première version, je n’ai qu’à mettre à jour les étapes de mon projet (1).
Une fois que j’ai besoin de la validation du valideur, je n’ai qu’à cliquer sur la case à cocher en B2 (2) pour envoyer automatiquement un email au valideur.
Explication Google Apps Script V1
Pour voir le Google Apps Script associé (et le modifier ou l’intégrer dans un fichier existant), il faut cliquer sur « Extension > Apps Script ».
Dans cette version, c’est la fonction « sendEmail V1 » qui s’applique. Pour en savoir plus, je vous recommande de regarder la vidéo associée en haut de l’article. Cependant, voici une explication succincte de son fonctionnement :
- Onglet où appliquer la fonction : définir à cet endroit l’onglet qui doit prendre en compte la fonction. Soit la feuille « V1 – mail statique » dans ce cas.
- Cellule avec la case à cocher : préciser à ces emplacements la cellule contenant la case à cocher de diffusion de l’email au valideur.
- Adresse email + contenue de l’email : c’est dans cette zone qu’il faut préciser l’adresse email du destinataire (emailAddress) ainsi que l’objet du mail (subject) et le corps du mail (body).
Activation du déclencheur V1
Enfin pour que le script se lance lorsque la case a coché en B2 et coché, il faut mettre en place un déclencheur dans la fenêtre Apps Script.
Pour cela, procédez comme suit :
- Cliquez sur le menu « déclencheur » (icône horloge à gauche).
- Puis cliquez sur « Ajouter un déclencheur ».
- Ensuite, vérifier que la fonction « sendEmailV1 » est bien sélectionnée dans le champ « choisir la fonction à exécuter ».
- Sélectionner ensuite l’option « A l’ouverture » pour l’option « Sélectionnez un type d’événement ».
- Cliquez enfin sur le bouton « Enregistrer » pour activer le déclencheur.
V2 – Envoyer un email avec une case à cocher (adresse dynamique)
Fonctionnement cas d’usage V2
Dans cette deuxième version, il faut également mettre à jour les étapes du projet (1).
Cependant, maintenant, il est possible de choisir une adresse email parmi plusieurs dans les cellules fusionnées A2:B3 dans une liste déroulante (voir ici comment créer une liste déroulante). Liste que vous devez évidemment personnaliser. 😉
Ensuite, il suffit comme précédemment de cocher la case B2 lorsque nous souhaitons diffuser l’email au valideur choisi dans la liste déroulante.
Explication Google Apps Script V2
Concernant le Google Apps script pour cette deuxième version, la différence se trouve surtout ici dans le fait que l’adresse email est définie dans une cellule (A3 dans ce cas).
Activation du déclencheur V2
Enfin, comme pour la version 1, il ne faut pas oublier de configurer un déclencheur en précisant bien cette fois-ci la fonction « sendEmailV2 » dans le champ « choisir la fonction à exécuter » lors de la configuration du déclencheur.
Celui-ci sera alors pleinement fonctionnel à son tour. 🙂
Pour conclure…
Voilà pour ce cas d’usage intéressant à mettre en place avec Google Sheets. Cette solution nous permet notamment de gagner du temps lorsque nous avons besoin de prévenir une personne spécifique lors de modification sur un l’un de nos fichiers Sheets.
Nous avons vu dans cet article, un cas d’usage particulier, mais évidemment celui-ci pourrait être utilisé dans de nombreux autres cas.
Portez-vous bien et à bientôt!