Avec Google Sheets il possible d’utiliser de nombreuses fonctions pour trouver et afficher une valeur spécifique présente dans un tableau. Dans ce tutoriel, nous allons voir trois fonctions essentielles à connaître pour ce type de besoin. À savoir les fonctions RECHERCHEV, RECHERCHEH et enfin la fonction RECHERCHEX ou XLOOKUP.
Démonstration vidéo
Pourquoi utiliser des fonctions de recherche?
Lorsque nous avons beaucoup de données dans un fichier Google Sheets, il peut-être extrêmement utile d’utiliser des fonctions de recherche pour retrouver des valeurs spécifiques en fonction d’un autre critère.
Grâce à ce genre de fonctions, nous pouvons par exemple simplement pour vérifier la présence de certaines valeurs ou encore afficher des valeurs pour les analyser plus finement (et plus encore). Cela sans avoir à utiliser la fonctionnalité de filtre et de vue filtrée par exemple.
Trouver une valeur dans un tableau rangé par ligne (RECHERCHEH)
Premièrement, voyons comment effectuer une recherche horizontale dans un fichier. Cette fonction est notamment utile à utiliser lorsque nous avons un tableau comme ci-dessous :
Dans ce tableau de données, nous avons les données organisées dans des colonnes. Soit la description dans la première colonne du tableau et les valeurs à la suite dans les autres colonnes.
Dans ce cas, nous pourrions par exemple chercher à afficher un coefficient en fonction d’un matricule. Pour cela nous pouvons donc utiliser la fonction RECHERCHEH.
Voici ci-dessous la formule et les explications associées pour afficher le coefficient en fonction du matricule :
=RECHERCHEH(D18;C3:F4;2;FAUX)- 1er critère – clé de recherche (D18) : C’est à dire la valeur du matricule en lien avec le coefficient que nous souhaitons afficher (notez que j’utilise ici une liste déroulante pour afficher et modifier plus facilement le matricule).
- 2e critère – plages de données (C3:F4) : Il faut spécifier ici la plage de données où sont présentes toutes les valeurs (Matricule et Coefficient).
- 3ème critère – index (2) : Définir le numéro de ligne qui fait référence à la plage de résultat. Soit 2 pour le Coefficient (1 étant la ligne du dessus « Matricule »).
- 4ème critère – est triée [FACULTATIF] : Indique si la ligne à rechercher (la première ligne de la plage indiquée) est triée.
Trouver une valeur dans un tableau rangé par colonne (RECHERCHEV)
Deuxièmement voyons comment effectuer une recherche verticale dans un fichier. Cette fonction est utile à utiliser lorsque nous avons un tableau comme ci-dessous :
Dans ce deuxième tableau de données, nous avons les données organisés dans des lignes. Soit la description dans la première ligne du tableau et les valeurs à la suite dans les autres lignes.
Dans ce cas, nous pourrions par exemple chercher à afficher toutes les informations (Prénom, Nom, Mail, Fonction) en fonction d’un matricule. Pour cela nous pouvons donc utiliser la fonction RECHERCHEV (notez qu’il faut utiliser une fonction par information à afficher).
Voici ci-dessous la formule et les explications associées pour afficher le coefficient en fonction du matricule :
=RECHERCHEV($D$25;B8:F12;2;FAUX)- 1 critère – clé de recherche ($D$25) : C’est à dire la valeur du matricule en lien avec l’information que nous souhaitons afficher (le prénom dans cet exemple).
- 2e critère – plages de données (B8:F12) : Il faut spécifier ici la plage de données où sont présentes toutes les valeurs (matricule et toutes les autres informations).
- 3ème critère – index (2) : Définir le numéro de ligne qui fait référence à la plage de résultat. Soit 2 pour le Prénom dans ce cas (1 étant le Matricule et 3 étant le Nom).
- 4e critère – est triée [FACULTATIF] : Indique si la ligne à rechercher (la première ligne de la plage indiquée) est triée.
Trouver une valeur dans un tableau ligne ou colonne (RECHERCHEX)
Enfin, si vous avez besoin de recherche une valeur dans un tableau à partir d’une colonne ou d’une ligne, il faut utiliser la fonction RECHERCHEX (XLOOKUP). De plus, à la différence des fonctions précédentes, celle-ci permet de gérer les erreurs.
Découvrez dans cet article comment utiliser la fonction XLOOKUP / RECHERCHEX.
Pour conclure…
Voilà pour ce tutoriel sur ces fonctions de recherche essentielles à connaître avec Google Sheets. 🙂
Enfin, si vous avez des besoins de recherche plus complexe (récupérer des données filtrées à partir d’un tableau de données), je vous recommander également de regarder les articles/vidéos sur la fonction QUERY. Fonction qui est pour moi la FONCTION la plus puissante de Google Sheets. 🙂
Portez-vous bien et à bientôt!