Les Japonais ont longtemps été vénérés pour leurs méthodologies ingénieuses qui optimisent la productivité. Des pratiques commerciales aux efforts personnels, les techniques japonaises se sont avérées efficaces, offrant un modèle de réussite productive.
Découvrez ainsi dans cet article certaines méthodologies japonaises qui peuvent révolutionner votre approche des tâches et des projets, vous permettant d’en faire plus en moins de temps.
1. Kaizen : amélioration continue
Kaizen, qui signifie « amélioration continue » en japonais, est la pierre angulaire de leur philosophie de productivité. Enraciné dans la philosophie d’amélioration et de croissance constantes, Kaizen met l’accent sur les changements progressifs que nous pouvons apporter aux processus, aux produits ou aux habitudes personnelles.
En décomposant des objectifs complexes en étapes gérables, nous pouvons apporter des améliorations progressives qui conduisent à des améliorations substantielles au fil du temps. Pour mettre en œuvre Kaizen, nous devons identifier les domaines de notre travail qui pourraient bénéficier d’améliorations.
Ensuite, il faut prévoir régulièrement des moments pour revoir et affiner nos processus avec notre équipe. Il est également important d’encourager une culture de communication ouverte et de rétroaction pour impliquer activement notre équipe dans le processus.
Astuces de mise en oeuvre :
- Utiliser des outils de gestion de projet comme Notion ou Asana pour suivre les changements et les progrès.
- Organiser régulièrement des séances de brainstorming pour générer des idées d’amélioration.
- Envisager de définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents, limités dans le temps) pour chaque initiative d’amélioration.
2. Kanban : gestion visuelle des tâches
Kanban signifie « carte visuelle » en japonais et est, comme son nom l’indique, une méthode de gestion visuelle des tâches. Cela implique de créer une représentation visuelle de nos tâches sur un tableau, en les catégorisant comme « À faire », « En cours » et « Terminé ».
Cette technique nous aide à conserver une vue d’ensemble claire de la charge de travail et encourage un flux de travail stable. Pour implémenter Kanban, nous pouvons le faire sur un tableau Kanban physique ou numérique à l’aide d’outils tels que les tableaux blancs de Canva par exemple.
Ensuite, nous devons décomposer les tâches en éléments plus petits et les déplacer à travers les étapes (ex: Non commencé -> En cours -> Terminé) au fur et à mesure que nous progressez dans notre travail personnel ou vos projets.
Astuces de mise en oeuvre :
- Utiliser des étiquettes à code couleur pour différencier les types de tâches ou les priorités.
- Limiter le nombre de tâches dans la colonne « En cours » pour éviter d’être submergé.
- Expérimenter avec les limites « WIP » (Work in Progress) pour trouver le bon équilibre pour notre flux de travail.
3. Méthode 5S : s’organiser pour gagner en efficacité
La méthode 5S (supprimer l’inutile, situer les choses (faire) scintiller, standardiser les règles et suivre et progresser) est une méthodologie d’organisation du lieu de travail qui peut également être appliquée à nos efforts de productivité personnelle. Il se concentre sur le désencombrement, l’organisation et la normalisation de notre environnement de travail pour une efficacité et une sécurité maximales.
Pour mettre en œuvre la méthode 5S, nous devons commencer par trier notre espace de travail et à éliminer les éléments inutiles. Ensuite, organiser notre bureau de manière à réduire le temps perdu à chercher des choses. De plus, il faut penser à nettoyer et à entretenir régulièrement notre espace de travail et établir des procédures normalisées pour maintenir l’ordre.
ℹ️ INFORMATION : Cette méthode est parfois traduite en français par le mot ORDRE qui signifie Ordonner, Ranger, Dépoussiérer ou Découvrir des anomalies, Rendre évident, Être rigoureux.
Astuces de mise en oeuvre :
- Utiliser un étiquetage et un code couleur pour désigner les zones de stockage et les catégories d’articles.
- Définir un programme de nettoyage hebdomadaire ou mensuel pour nous assurer que l’espace de travail reste organisé.
- Utiliser des applications de rappel pour ne pas oublier notre programme de nettoyage.
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4. Gemba Kaizen : Améliorer l’efficacité dans des lieux réels
Gemba Kaizen se concentre sur l’amélioration des processus en se rendant au « gemba » l’endroit où se déroule le « vrai » travail. Cette méthodologie encourage l’observation pratique, l’identification des inefficacités et l’apport d’améliorations immédiates.
Une excellente façon de pratiquer Gemba Kaizen est de visiter régulièrement nos espaces de travail ou nos processus et d’observer comment les choses fonctionnent. Nous pouvons aussi interagir avec les membres de notre équipe ou nos clients/utilisateurs pour recueillir des informations et mettre en œuvre les changements immédiatement. La collecte de commentaires permet de rendre le « gemba » plus efficace.
Astuces de mise en oeuvre :
- Utiliser une application de prise de notes comme Google Keep ou Notion pour noter nos observations et nos idées sur le terrain.
- Pour les managers, encourager son équipe à participer activement aux initiatives Gemba Kaizen et à partager leurs observations.
- Combiner Gemba Kaizen avec des outils de gestion visuelle pour rendre les améliorations plus tangibles et visibles.
5. Ikigai : trouver un but et une passion
Ikigai est un concept combinant les mots japonais pour « vie et valeur ». Il représente l’intersection de ce que nous aimons, de ce que nous faisons bien, de ce dont le monde a besoin et de ce pour quoi nous pouvons être payés. Trouver son Ikigai mène à une vie épanouie et déterminée.
Étant une philosophie, la mise en œuvre d’Ikigai prend plus de temps et est un acte plus conscient et conscient. Nous devons alors prendre le temps de réfléchir à nos passions, à nos talents et à ce dont nous pensons que nous pouvons apporter au monde en fonction de nos spécificités. Il faut ici bien identifier où ces aspects se croisent et réfléchir à la manière de les intégrer dans notre vie quotidienne et notre travail.
Astuces de mise en oeuvre :
- Tenir un journal pour documenter nos pensées et nos réflexions sur notre parcours Ikigai.
- S’engager dans des activités (sports, loisirs) en dehors du travail qui correspond à nos éléments Ikigai.
- Solliciter les commentaires de mentors ou de collègues pour mieux comprendre nos points forts et nos domaines de croissance.
6. Lean Thinking : rationaliser le flux de travail
Issu du système de production de Toyota, le Lean Thinking met l’accent sur l’élimination du gaspillage dans les processus, conduisant à des flux de travail rationalisés et efficaces.
La première chose à faire pour appliquer cette idéologie est d’identifier et d’éliminer toutes les activités, matériaux ou ressources qui n’ajoutent pas de valeur. Au lieu de cela, nous devons nous concentrer sur la création de valeur maximale tout en minimisant les choses inutiles ou qui apportent peu de valeur ajoutée.
Astuces de mise en oeuvre :
- Utiliser des outils de cartographie de la chaîne de valeur pour visualiser le flux de travail et identifier les zones de gaspillage.
- Favoriser une culture d’amélioration continue en révisant et en optimisant régulièrement les processus.
7. Wabi-Sabi : embrasser l’imperfection
Wabi-Sabi est un concept qui apprécie la beauté des imperfections et de la fugacité. Appliquée à la productivité, elle encourage l’acceptation des erreurs et la libération de la poursuite de la perfection, favorisant une approche plus saine et plus équilibrée.
Il est important de changer notre état d’esprit pour considérer les erreurs comme des opportunités d’apprentissage et de croissance. Il est important de privilégier le progrès à la perfection et à reconnaître que la perfection est inaccessible.
Astuces de mise en oeuvre :
- Pratiquer l’autocompassion en reconnaissant nos efforts et nos progrès, même face aux imperfections.
- Pratiquer la méditation de pleine conscience pour cultiver la conscience et l’acceptation du moment présent.
- Partager nos expériences et nos défis avec nos collègues pour créer une culture de vulnérabilité et de croissance.
Pour conclure…
L’intégration de ces méthodologies de productivité japonaises dans notre routine quotidienne peut entraîner un changement transformateur dans notre façon de travailler et d’aborder les défis.
Chaque méthodologie offre des informations et des techniques uniques pour améliorer notre parcours de productivité. En utilisant les ressources technologiques recommandées, nous pouvons amplifier l’impact de ces méthodologies et atteindre un nouveau niveau d’efficience et d’efficacité dans notre vie personnelle et professionnelle. 🙂
Portez-vous bien et à bientôt !