Notion est une solution qui nous permet de faire énormément de choses individuellement. Mais nous pouvons également travailler en collaboration sur des pages et autres bases de données avec d’autres personnes pour profiter encore plus de cet outil.
Qu’il s’agisse de dresser une liste de choses à faire en binôme ou encore pour créer un site Web sans code, il est de nombreuses raisons pour lesquelles nous pouvons utiliser les fonctions de partage de Notion.
Alors comment cela fonctionne-t-il ? Découvrez cela en détail dans ce guide complet sur le partage dans Notion, ainsi qu’une liste d’exemples sur la façon d’utiliser chacun d’eux.
📄 ARTICLE EN LIEN : Le guide pour bien débuter avec Notion
Démonstration vidéo
Comment partager nos pages notion en privé?
Avec Notion, nous pouvons comme avec Google Drive partager une (ou plusieurs) page(s) avec des personnes spécifiques. L’idée étant ici de partager des informations uniquement aux personnes que nous souhaitons et non à tout le monde.
Ainsi, pour qu’une page soit accessible à nous et une (ou plusieurs autres) personne(s), nous pouvons le partager en privé en suivant les étapes suivantes :
1. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit de votre écran.
2. Ensuite, il vous suffit de taper l’adresse email des personnes à ajouter dans le champ « Ajouter des e-mails ou des personnes ». Notez que si la personne que vous ajoutez est déjà un invité dans votre espace de travail Notion, son nom apparaîtra dans la liste.
3. Sélectionnez maintenant le niveau d’autorisation que vous souhaitez accorder à l’aide du menu déroulant situé à droite. Vous pouvez alors choisir l’une des options suivantes :
- Accès complet : permet de modifier et partager avec d’autres personnes
- Peut modifier (nécessite un forfait « Plus ») : permet de modifier, mais pas partager avec d’autres personnes.
- Peut commenter : permet d’afficher et de commenter, mais pas de modifier.
- Peut afficher : permet simplement de visualiser la page.
4. Enfin, il ne vous reste qu’à ajouter un message et à cliquer sur “Inviter » pour partager la page. Notez que dans ce cas il faut également choisir l’option « Inviter sur cette page uniquement ». L’autre option « Inviter dans l’espace de travail » est à utiliser si vous souhaitez plutôt lui donner accès à votre espace de travail complet.
5. La personne que vous avez invitée recevra alors un email/courriel contenant un lien qu’elle pourra utiliser pour accéder à la page.
Avec le plan gratuit, il est possible d’accueillir jusqu’à dix invités dans votre espace de travail, c’est-à-dire un total global, et pas seulement par page. Mais les invités ne verront que les pages que vous partagez avec eux.
ℹ️ INFORMATION : N’oubliez pas que lorsque vous partagez une page avec quelqu’un, cette personne aura également accès à toutes les sous-pages qui s’y trouvent, alors vérifiez bien ce qui s’y trouve avant de le faire.
Comment partager publiquement nos pages Notion ?
Pour afficher notre page Notion publiquement, il faut cliquer sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit et cliquer sur l’interrupteur « Partager sur le web ».
Cette action crée alors un lien unique vers notre page que nous pouvons utiliser pour donner accès à d’autres personnes – c’est un peu comme créer un site Web sans code dans Notion.
L’activation de cet option signifie également que toute personne ayant accès au lien aura accès à votre page, donc assurez-vous que vous avez défini vos permissions avant de le faire. Une fois que vous avez activé l’option Partager sur le Web, une liste de paramètres s’affiche (voir copie d’écran ci-dessous).
Dans les options de lien, vous pouvez choisir d’autoriser ou non les autres à modifier, commenter ou dupliquer notre page. Si vous disposez du plan Plus, vous pouvez définir une date d’expiration du lien et activer l’indexation par les moteurs de recherche.
⚠️ AVERTISSEMENT : Comme pour le partage privé de votre page, il est recommandé de vérifier le contenu de celle-ci avant de la partager, car les visiteurs auront accès à toutes les sous-pages.
Comment créer un espace d’équipe dans Notion ?
La fonction d’espace d’équipe de Notion permet aux équipes de travailler en collaboration dans un seul espace.
1. Cliquez sur « Créer un espace d’équipe » dans la barre latérale, et un menu apparaîtra.
2. Ajoutez alors un nom et une description dans les champs respectifs et cliquez sur « Créer un espace d’équipe ».
3. Maintenant, vous pouvez ajouter des membres à l’espace d’équipe. Vous pouvez les ajouter par leur nom si vous en avez déjà fait un invité dans votre espace de travail. Sinon, saisissez leur adresse électronique. Alternativement, vous pouvez cliquer sur Sauter cette étape pour le moment.
4. Attribuez-leur un rôle en utilisant la liste déroulante à droite. Par défaut, Notion lui attribue le rôle de membre de l’espace de travail, ce qui lui donne seulement accès aux pages. Propriétaire de l’espace leur donne un accès complet aux pages et aux paramètres. Cliquez enfin sur Inviter.
Ensuite, Notion vous amène à votre espace d’équipe. Toutes les pages que vous y ajoutez s’affichent automatiquement pour les autres membres de cet espace (dans mon cas, Bob).
Il est également important de noter que toute personne ayant accès à votre espace de travail, comme vos invités actuels, aura accès à vos espaces d’équipe. Pour restreindre l’accès et créer des espaces d’équipe privés, il est nécessaire de disposer d’un compte professionnel ou d’entreprise.
Où trouver les pages de Notion que d’autres ont partagées avec nous ?
Pour trouver les pages que nous avons envoyées à d’autres personnes, il suffit de regarder dans la section « Partagée » de notre barre latérale. Notion la sépare du reste pour nous rappeler que tout ce que nous faisons sur ces pages sera visible par les personnes qui y ont accès.
Trouver une page qu’un ami a partagée avec vous n’est pas aussi simple, surtout si vous ne savez pas où regarder. Pour les localiser :
1. Cliquez sur le nom de votre espace de travail dans le coin supérieur gauche.
2. Les espaces de travail d’autres personnes auxquels vous avez accès s’ouvrent dans un menu.
3. Choisissez alors simplement le compte que vous souhaitez consulter.
Vous trouverez toutes les pages que votre ami a partagées avec vous dans la barre latérale.
Votre ami peut avoir partagé ces pages avec d’autres personnes, ce qui signifie que les informations que vous ajoutez peuvent ne pas être exclusives à vous deux. Vous pouvez voir qui a accès à ces pages en regardant les photos de profil dans le coin supérieur droit.
Quelle méthode de partage de Notion dois-je utiliser ?
Si vous souhaitez partager des pages individuelles avec un groupe restreint, comme un comité de projet Notion, ou tout autre élément que vous souhaitez garder exclusif, le partage privé est la meilleure solution.
Si vous souhaitez créer un wiki dans Notion et le partager avec d’autres personnes, le partage public est probablement la meilleure option. De plus, si vous autorisez les autres à modifier, ils peuvent contribuer. Mais vous pouvez également publier des documents à affichage limité dans le cas de CV en ligne, de pages Web et de pages promotionnelles.
Si vous cherchez à collaborer sur plusieurs projets, l’utilisation d’espaces d’équipe sera la méthode la plus simple pour vos collègues. De cette façon, tout est accessible à tous dans la barre latérale, et personne n’aura besoin de demander l’accès. Gardez juste à l’esprit que pour avoir plus de dix personnes, vous devrez passer du plan gratuit au plan supérieur.
Pour conclure…
Grâce à ses nombreuses options de partage, Notion facilite la collaboration avec nos amis ou encore nos collègues. Nous pouvons ainsi partager des pages ou encore des bases de données pour travailler encore plus efficacement.
Notez que pour simplifier l’intégration de données dans une base de données partagée, vous pouvez utiliser cette méthode pour ajouter des informations dans la base avec un simple formulaire. 🙂
De plus, si vous avez des informations que vous souhaitez partager avec un public plus large, vous pouvez utiliser Notion pour créer une page Web sans code ou même un site multi-pages.
Voilà pour ce tuto complet sur le partage avec Notion.
Portez-vous bien et à bientôt !