Avec la solution Notion il est possible de créer des bases de données extrêmement puissante. Celles-ci nous permet d’organiser simplement et efficacement toutes sortes de données.
Cependant, avant d’utiliser ce « block » de Notion efficacement, il est utile de connaître les spécificités de cette fonctionnalité. Découvrez ainsi dans cet article comment créer et configurer une base de données et apprendre à visualiser efficacement ses données.
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Qu’est-ce qu’une base de données Notion ?
Avec Notion les bases de données sont comme des classeurs ou des carnets de notes. Chaque base de données est une sorte de « conteneur » qui nous permet d’organiser facilement plusieurs pages Notion dans une même structure.
C’est probablement la fonctionnalité la plus pertinente à utiliser pour gérer et organiser les pages relatives sur un sujet particulier (ex : suivi d’un projet, feuille de route, CRM, …).
Création d’une base de données
Pour créer une base de données il suffit de tapez la touche barre oblique (/) suivie du nom de la vue de la base de données (table, tableau, liste, etc.).
Notion nous offre deux options pour l’apparence de notre base de données : en ligne et en pleine page.
Les bases de données en ligne n’occuperont qu’une partie de la page. Ils sont utiles pour ajouter des tableaux et des listes dans le texte de documents écrits. Les bases de données pleine page occuperont quant à elles une page entière.
Je vous recommande de commencer ici à créer une base de données dans la vue Tableau. Il s’agit de l’une des vues de base de données les plus courantes et la plus facile à utiliser.
ℹ️ INFORMATION : Nous pouvons toujours ajouter une vue ou changer celle que nous avons choisie initialement pour autre chose.
Définir les propriétés de la base
Une fois la base de données créé, nous devons définir les propriétés de la base. Les propriétés définissent le type d’informations contenues dans une colonne de notre base de données. Elles constituent un excellent outil pour organiser nos informations.
Voici les différents type de propriété à notre disposition :
Titre :
Il s’agit de la seule propriété que nous ne pouvons pas supprimer car elle sert de titre à notre page. Chaque élément d’une base de données Notion peut être développé dans une nouvelle page, et les propriétés de titre servent également de titres de ces pages.
Texte & Nombre :
Nous pouvons utiliser la propriété Texte pour ajouter des notes, des commentaires ou un résumé. Notez qu’il est uniquement possible d’écrire une seule ligne et que le texte ne sera pas automatiquement renvoyé à la ligne.
La propriété Nombre quant à elle nous permettra uniquement de saisir des nombres. Dans le même temps, nous pouvons choisir d’utiliser des mises en forme spéciales telles que des pourcentages ou des devises.
Sélection et multi-sélection :
Avec la propriété Sélection, nous ne pouvons attribuer une seule catégorie dans notre cellule. Dans le même temps, la sélection multiple nous permet d’en marquer autant que nous le souhaitons.
Notez qu’il est possible de cliquer sur les trois points à côté d’une option existante pour modifier le texte, changer la couleur ou réorganiser l’ordre dans lequel les valeurs apparaissent.
Date :
L’ajout d’une propriété de date peut nous aider à suivre les dates d’échéance ou les événements. Il est même possible de configurer des rappels avec cet propriété. Une fois que nous avons configuré une propriété Date, nous pouvons ajouter la date d’un élément en cliquant sur le bloc vide.
Un mini calendrier et un menu s’affichent pour nous permettre de faire notre choix. Des options supplémentaires sont alors disponibles dans le menu contextuel pour nous aider.
Case à cocher :
Les cases à cocher ont plusieurs utilisations possibles. Cela va d’indiquer qu’une tâche est effectuée à nous aider à garder une trace de nos habitudes. Une fois que nous avez ajouté cette propriété, des cases à cocher apparaîtront automatiquement dans toutes les lignes futures.
Personne* :
Si nous collaborons avec d’autres sur un tableau Notion, c’est un excellent moyen de répartir les responsabilités et d’attribuer des éléments aux membres de l’équipe. La fonction d’attribution n’est disponible est utile que si nous disposons d’un compte *Notion premium (permet le travail d’équipe et la collaboration).
Télécharger des médias :
Avec cette propriété, nous pouvons télécharger des fichiers multimédias ou intégrer des liens dans la base de données. Pour l’utiliser nous n’avons qu’à cliquer sur le bloc vide et choisir de télécharger ou d’ajouter un lien. Nous pouvons ajouter plusieurs éléments à une cellule en sélectionnant à nouveau l’élément et en choisissant Ajouter un fichier ou une image.
L’ajout de fichiers et d’images ajoutera également une vignette dans la cellule, sur laquelle nous pouvons cliquer pour développer une image plus grande. En revanche, le contenu réel d’un lien que nous ajoutons ne sera pas intégré, mais nous pourrons accéder directement au site lié.
URL, e-mail et téléphone :
Ces propriétés fonctionnent exactement comme leurs noms l’indiquent. Nous permettant de saisir des URL, des adresses e-mails ou encore des numéros de téléphone. Lorsque nous passons notre souris sur l’une de ces propriétés, une petite boîte apparaît dans le coin inférieur gauche.
Cliquer sur la case ouvrira en externe le lien collé dans notre navigateur Web, ouvrira notre e-mail pour envoyer un e-mail à l’adresse indiquée ou ouvrira notre application de téléphone pour appeler le numéro indiqué.
Propriétés avancées
Enfin Notion nous propose les propriétés avancées suivantes :
- Formule : Avec les formules il est possible de manipuler des données existantes pour afficher d’autres informations.
- Relation : La propriété relation nous permet de faire des liens utiles entre des éléments qui viennent de plusieurs bases de données différentes.
- Agrégation : Les agrégations nous permettent quant à elles d’agréger les données de notre base en fonction des relations.
- Informations diverses : Enfin, nous pouvons insérer des informations comme la date de création, le créateur de la page, etc…
Choisir une vue
Avec Notion nous avons la possibilité de choisir différentes vues pour visualiser nos données. Nous pouvons de plus ajouter une nouvelle vue à une base de données existante dans Notion. En effet les bases de données ne sont pas « statique ». Nous pouvons en ajoutant une vue visualiser nos données de plusieurs façon.
Vue « Table » :
La table est probablement la vue de base de données la plus utilisée avec Notion en raison de sa polyvalence et de sa simplicité. Cette vue ressemble beaucoup à des outils de tableur classique comme Google Sheets ou encore Excel.
Nous pouvons ainsi afficher simplement nos données dans les différentes propriétés en colonne et les valeurs dans les lignes.
Vue « Kanban » :
La vue Kanban de Notion est très intéressant à utiliser pour la gestion de projet, ce qui facilite plus que jamais le suivi des projets et l’attribution des tâches. Cette vue est notamment très connu grâce d’autres solution comme Asana ou encore Trello.
Dans cette vue, nous commençons généralement avec des colonnes intitulées « Non commencé », « En cours » et « Terminé ». Dans l’exemple j’utilise plutôt « A rédiger », « En cours », « Publié ». Qui est évidemment plus pertinent dans le cas du suivi de la rédaction/publication d’articles.
Ainsi, nous pouvons utiliser des cartes sous les colonnes pour représenter l’état de nos projets, en les déplaçant vers la colonne appropriée. Comme pour la vue table, nous pouvons modifier les propriétés qui s’affichent dans la vue globale.
Vue « Liste » :
La vue liste de Notion est de loin le moyen le plus simple de visualiser notre base de données. Mais comme avec d’autres choses dans Notion, nous pouvons complexifier la liste avec les différents paramètres à notre disposition.
Contrairement à la vue table, la vue liste n’utilise pas de grille ni de colonnes. Il ne s’agit que de la liste des éléments, suivie de toutes les propriétés qui méritent d’être affichées. Dans l’exemple, je peux afficher uniquement une liste des articles et voir au bout rapidement le statut de chaque articles.
Vue « Calendrier » :
La vue calendrier est similaire à tout autre outil de calendrier ou d’agenda numérique. Cette vue organise les éléments de notre base de données par date, qui peut être la date de création ou une date sélectionnée (affectation ou date d’échéance d’un projet).
Comme pour les autres vues, nous pouvons sélectionner les propriétés que nous souhaitons afficher sur ces cartes. De plus, nous pouvons passer du mois en cours aux mois et années passés ou à venir pour vérifier nos projets ou événements.
Vue « Galerie » :
La vue galerie de Notion affiche tous nos éléments sous forme de cartes. Les galeries sont la vue de base de données est idéale pour présenter les images. Par exemple, pour ma part je l’utilise pour gérer mes tablatures de guitares (voir copie d’écran au dessus).
Pour afficher les images de nos pages, il faut cliquer sur l’onglet Propriétés et choisir Aperçu de la carte, ce qui ouvrira un menu déroulant avec plusieurs options. Le premier est la couverture de page, qui affichera les images de couverture de chaque élément dans la galerie. Le second est le contenu de la page, qui affichera une image ou une sélection de texte à partir de la page d’un élément. La troisième option nous permet d’afficher des images de fichiers à l’intérieur de nos éléments.
Vue « Chronologie » :
Enfin, la vue chronologie nous permet d’afficher les choses par heure, ce qui est idéal pour la gestion de projet. Les chronologies de notion nous permettent de visualiser nos projets par heures, jours, trimestres ou années.
Nous pouvons facilement augmenter la durée d’un projet en le maintenant simplement et en le faisant glisser vers la gauche ou la droite. Les chronologies ont également un tableau intégré répertoriant les éléments de notre base de données.
Tout comme un tableau standard, vous pouvez ajouter diverses propriétés à chaque élément.
Filtrer, trier, grouper
Enfin nous pouvons simplement réorganiser les données dans une base de données en utilisant les fonctionnalités « Filtrer », « Trier » ou encore « Grouper ».
Celles-ci nous permettent d’afficher les données de nos bases de données différemment. Cela nous permet par exemple d’afficher uniquement des données particulières pour mieux les visualiser.
Nous pouvons par exemple dans le cas de la gestion des articles d’un site Internet :
- Afficher uniquement articles « publiés »,
- Grouper les articles par rubrique (Lifehacking, Technologie),
- Trier les articles par date de publication.
ARTICLE EN LIEN : intégrer des données dans une base de données Notion avec un simple formulaire ?
Pour conclure…
La fonctionnalité de base de données est le block le plus puissant et utile à utiliser avec Notion. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons organiser les données d’un sujet de n’importe quelle façon avec beaucoup de flexibilité.
J’espère que cet article vous aura permis de mieux appréhender ce block et ainsi d’améliorer encore votre maîtrise de Notion. 🙂
Portez-vous bien et à bientôt!