Notion : Le guide pour bien débuter

Dans cet article, je vais vous présenter Notion. Une application de productivité collaborative très intéressante à connaître. En effet, si vous cherchez une seule application pour vous organiser, Notion pourrait bien répondre à ce besoin et bien plus encore.

C’est véritablement une application très puissante avec de nombreuses fonctionnalités qui permet créer un espace complet pour nous organiser efficacement.

Démonstration vidéo

Notion c’est quoi ?

Pour faire simple, notez que Notion c’est à la fois une application de … :

• Prise de notes,
• Gestion de tâches et de projets,
• Idéateurs (processus d’idées)
• Base de données,
• Wiki (gestion de contenu) / Plateforme Web (site internet)
• et plus encore…

Cette application peut ainsi nous permettre de remplacer si vous les utiliser des applications comme Evernote pour la prise de notes, Asana pour la partie gestion de projet ou encore Airtable pour les aspects de création de base de données.

Les principaux atouts de Notion

Une grande flexibilité

La grande force de cette application réside notamment dans se flexibilité. Il est en effet possible de créer une application qui réponde parfaitement à nos besoins. Ici c’est l’application qui s’adapte à nous et non l’inverse. Ce qui est généralement le cas avec les autres applications.

Cette avantage peut être une faiblesse lorsque l’on débute avec l’outil. En effet, si vous n’avez pas ou peu d’expérience sur ce type d’outils, il est possible de ne pas savoir comment structurer ses pages au départ. Mais cette vidéo et les prochaines que je pense réaliser sur cette application devrait vous permettre d’être à votre aise très vite sur cet outil.

Solution « Multi-devices »

L’application est évidemment accessibles depuis n’importe quel support. Elle est ainsi facilement accessible depuis notre ordinateur (PC/Mac), smartphone ou encore notre tablette. Nous pouvons notamment accéder à l’application depuis notre navigateur favoris ou encore depuis une application dédiée à installer sur nos différents équipements.

Interface simple et épuré

L’interface de notion est très simple à assimilé se qui peut d’ailleurs être perturbant au départ. Il faut bien comprendre ici un concept simple. Notion permet d’imbriquer des pages dans des pages autant que nous le souhaitons et chaque page peut intégrer des blocks – à savoir des fonctionnalité particulière (comme une base de données, une liste de tâches, un agenda, une galerie d’image, des vidéos, etc). mais nous le verrons plus en détails dans la démonstration.

Créer simplement de puissantes bases de données

Enfin la création de base de données. C’est à mon avis le « block » le plus puissant et le plus utile de Notion. Cette fonctionnalité nous permet de créer différents types de bases sous différentes vues (tableau, kanban, liste) et cela simplement, le tout intégré dans n’importe qu’elle page.

Les différents abonnement de Notion

Enfin en terme d’abonnement Notion propose actuellement quatre niveaux :

• gratuit (qui est largement suffisant pour un usage individuel ou avec quelques autres personnes),
• personnel,
• d’équipe,
• d’entreprise.

Bref, après cette présentation de Notion découvrez ci-dessous comment utiliser la solution en découvrant les informations essentielles à connaître

Création de son compte Notion

Accès et création du compte

Pour commencer, vous devez évidemment créer votre compte Notion. Pour cela rejoignez la page officiel de l’application et cliquez sur le bouton « Essayer gratuitement Notion ».

Choisissiez ensuite le mode de connexion de votre choix (compte Google, Apple ou encore avec votre adresse email).

Voilà, vous devriez maintenant accéder à l’interface de votre compte Notion. 🙂 Découvrons maintenant plus en détail l’application ci-dessous.

Découverte de l’interface

Suite à la création d’un compte Notion, nous avons accès à l’interface ci-dessous. Interface qu’il est possible de décomposer en plusieurs parties :

• Zone 1 : Depuis cet emplacement, il est possible de gérer les options du compte, d’avoir accès aux différents paramètres et de faire des recherches ou encore de voir les dernières modifications.
• Zone 2 : C’est la zone de navigation qui nous permet d’accéder aux différentes pages de Notion. Nous pouvons ici simplement organiser nos pages avec des glisser déposer (en bas, en haut ou insérer une page dans une page par exemple).
• Zone 3 : Cette la zone d’affichage de la page courante (qui est en sélection dans la zone 2). Nous pouvons ajouter du texte et l’éditer (gras, italique, etc …) et ajouter des « Blocks » qui sont en quelques sortes les fonctionnalités particulières que nous pouvont ajouter dans nos pages (développés plus en détails ci-dessous).
• Zone 4 : Enfin depuis la dernière zone nous pouvons (dans l’ordre de gauche à droite) partager une page, la commenter, voir les modifications, l’ajouter en favoris (dans la zone 2) ou accéder au différents paramètres de la page.

Création d’une page

Pour créer une nouvelle page, il nous suffit de cliquer sur le bouton « + » ou encore sur le bouton « Nouvelle page » en bas du volet de gauche.

Personnaliser une page

Sur une page nous pouvons commencer par modifier l’icône qui va représenter la page ainsi que définir une image de couverture (boutons en dessus de la zone de titre de la page).

Il est également possible de modifier d’autres options comme le style ou encore la largeur de la page en cliquant sur le bouton avec les trois petits points en haut à droite.

Taper et éditer du texte dans une page

Nous pouvons ensuite taper facilement du texte dans une ligne dans une page de Notion. Pour éditer un mot ou une phrase, il faut sélectionner le mot ou la phrase puis une barre d’outils va alors apparaître au dessus de la zone de texte.

Ajouter des blocs (widgets)

Nous pouvons ensuite ajouter de nombreuses fonctionnalités dans nos pages avec Notion.

Pour ajouter une fonctionnalité, il nous suffit de taper le symbole barre oblique (ou slash en anglais) « / ». Une fenêtre va alors s’afficher en nous proposant toute les fonctionnalités qu’il est possible d’insérer avec Notion.

Nous avons ainsi accès à des blocs organiser dans 3 catégories :

Blocs de base :

• Texte : permet d’écrire du texte tout simplement.
• Page : intégrer une sous-page à l’intérieur de la page utilisé actuellement.
• Liste de tâches : insertion de cases à cocher – idéal pour le suivi des tâches d’un projet par exemple.
• Titre 1, 2, 3 : insertion d’un type de titre (grande, moyenne ou petite taille).
• Tableau : insertion d’un tableau dans la page.
• Listes à puces.
• Liste numérotée.
• Menu dépliant : insertion d’un menu dépliant qui permet d’afficher/masquer du texte par exemple.
• Citation : insertion d’un encart de type citation.
• Séparateur : insère une séparation entre les lignes/blocs.
• Lien vers une page : création d’un lien vers une page existante.
• Encadré : insère un bloc qui permet de mettre en évidence du texte.

Blocs – À L’intérieur d’un bloc

• Mentionner une personne : mentionner quelqu’un pour lui envoyer une notification.
• Mentionner une page : mentionner une page pour intégrer un lien dans cette page.
• Date ou rappel : insérer une date ou un rappel dans le texte.
• Emoji : rechercher et insérer un emoji dans le texte.
• Equation : insérer des éléments mathématiques dans le texte.

Blocs – Base de données

• Vue table : BDD sous forme de table.
• Vue tableau kanban : BDD sous forme de tableau kanban.
• Vue galerie : BDD sous forme de galerie d’images.
• Vue liste : BDD sous forme de liste.
• Vue calendrier : BDD sous forme d’un calendrier.
• Vue chronologique : BDD sous forme chronologie – diagramme Gantt (idéal pour le suivi de projet).
• Base de données (intégrée ou pleine page) : ajoute une BDD dans une sous-page.
• Vue liée : ajoute une BDD existante dans la page.

ARTICLE EN LIEN : Comment créer et configurer une base de données avec Notion ?

Blocs – médias

• Image : récupérer une image pour l’insérer dans la page.
• Aperçu de lien web : insérer un lien web (page d’un site internet, article) dans la page.
• Vidéo : insertion d’une vidéo depuis une plateforme comme YouTube.
• Audio : intégrer un son depuis une plateforme comme Spotify ou SoundCloud.
• Code : insertion d’un encart pour insérer du code (programmation).
• Fichier : insertion d’un fichier dans la page.

Les templates

Si vous commencer avec Notion est que vous n’avez pas d’idée de comment utiliser l’outil, vous pouvez notamment trouver de nombreux modèles de pages à récupérer et à intégrer directement dans votre espace.

Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Modèles ».

Vous avez alors accès à de nombreuses pages gratuitement réparties dans plusieurs catégories (Design, Etudiant, Ingénierie, RH, Marketing, Personnel, …)

Paramétrer Notion

Enfin pour accéder au paramètres de Notion, il nous suffit de cliquer sur le bouton « Paramètres et membres ».

Depuis la fenêtre qui va s’afficher nous pouvons alors modifier les éléments suivants :

Options liés directement à notre compte Notion

• Mon compte : endroit où nous pouvons modifier différents élément relatifs à notre compte (photo de profil, email, nom, mot de passe, …).
• Notifications et paramètres : menu qui nous permet de définir les options de notifications (mobile, email) de modifier l’apparence (clair, sombre) ou encore de choisir la page qui s’affiche à l’ouverture de l’application.
• Applications connectées : permet de connecter des applications/services externe à Notion (comme connecter Google Drive pour insérer rapidement des documents dans des pages).
• Langue : modifier la langue utilisée dans notre interface utilisateur et de choisir si la semaine commence le lundi ou non (lors de l’usage d’un calendrier dans l’application par exemple).
• Gagner des crédits : permet de gagner des crédits en réaliser des actions spécifique comme se connecter à l’application depuis Internet, depuis le logiciel à installer sur notre ordinateur ou encore depuis notre smartphone. Cela afin de pouvoir tester un forfait supérieur gratuitement.

Options de notre espace de travail

• Paramètres : emplacement qui permet de définir le nom de notre espace de travail, le domaine ou encore d’autres options (cependant il faut disposer d’un compte pro ou entreprise pour accéder à certaines de ces options).
• Membres : permet de gérer les membres qui font partie d’un espace de travail notion (utile pour un usage de Notion en équipe/entreprise).
• Mettre à niveau : fenêtre qui permet de changer de forfait.
• Facturation : visualiser et modifier les aspects de facturation (pour un forfait payant).
• Sécurité et identité : permet de définir des options de sécurité spécifique (il faut avoir un forfait entreprise pour modifier ces options).
• Intégrations : visualiser les applications qui ont un accès à notre compte.

Pour conclure…

Voilà pour ce premier tutoriel pour bien débuter avec Notion. Vous devriez maintenant pouvoir créer vos premières pages et commencer à vous organiser avec cet excellent outil.

Cependant cet outil propose de nombreuses fonctionnalité qui demande du temps pour être bien assimilé et maîtrisé. Je tâcherai ainsi de vous proposer d’autres tutoriels sur Notion pour rentrer plus en détails sur certaines fonctionnalité ou voir des cas d’usages intéressant à mettre en place.

Portez vous bien et à bientôt !

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