Prenez-vous le temps de noter les différentes choses que vous devez réaliser ? Que cela soit sur une simple feuille ou encore sur l’une des nombreuses applications de gestion de tâches actuellement disponibles ? (comme Asana, Google Tasks ou encore Keep par exemple).
Si ce n’est pas le quoi, sachez que le simple fait de dresser une liste de tâches hautement prioritaires présente au moins trois avantages psychologiques – et cela que vous les accomplissiez ou non.
Voyons ces aspects en détail dans cet article.
L’écriture facilite le travail de notre mémoire
Garder une liste des tâches à accomplir revient à prendre des notes lorsque nous lisons un livre ou lorsque nous écoutons une conférence. Lorsque nous prenons des notes, nous devons filtrer les informations externes, les résumer dans notre tête, puis les écrire. De nombreuses études ont montré que la prise de notes nous aide à distiller les informations que nous entendons et à nous en souvenir mieux que si nous ne faisions que les entendre ou encore de les lire.
Notre cerveau décide des informations à conserver, en partie à cause du travail que nous faisons à l’avance. Écrire une liste de choses à faire est une expérience mentale similaire. Même si nous prenons d’abord du temps pour réfléchir aux tâches à accomplir, le fait de dresser une liste et de hiérarchiser les éléments qui s’y trouvent nous oblige à faire un peu plus de travail.
En effet, notre cerveau décide des informations à garder pour plus tard, en partie à cause du travail que nous faisons au départ – de sorte que plus nous manipulons mentalement une information, plus nous nous en souviendrons !
C’est pourquoi il est parfois étonnamment facile de se souvenir de ce qui est sur notre liste de choses à faire, même lorsque nous ne la regardons pas.
La planification transforme les objectifs abstraits en un travail concret
Pour la plupart des gens, le défi au travail n’est pas de rester occupé heure par heure ou jour après jour, mais de s’assurer que les projets globaux sont terminés et ainsi rendre le travail épanouissant. Ce sont souvent des objectifs généraux et abstraits que nous espérons atteindre sur une période de plusieurs semaines ou plusieurs mois.
Le problème, cependant, est qu’ils sont difficiles à atteindre sans les diviser en un ensemble cohérent d’actions concrètes que nous pouvons entreprendre sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.
Supposons que nous essayons d’écrire un livre. Nous ne pouvons pas d’atteindre ce but sans prendre le temps de faire d’abord des recherches, puis de passer du temps à écrire et enfin à passer du temps à éditer ce que nous avons écrit.
Tout cela prend du temps, et garder un ordre du jour de tous les « sous-objectifs » peut vous aider à obtenir un manuscrit fini dont nous sommes fiers.
Au fur et à mesure que nous réfléchissons à ces tâches plus modestes, d’autres étapes dont certaines que nous n’avions pas initialement envisagées devraient alors apparaître. Alors qu’il était difficile de mes voir dans la définition initiale de notre objectif global.
Ainsi, même si notre programme change de pratique à mesure que nous progressons vers notre objectif, le processus de réflexion sur les étapes à suivre peut nous aider à préparer le travail à venir.
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Éliminer les choses que nous ne pouvions pas voir
Les listes de tâches restent inachevées pour de nombreuses raisons. Les lieux de travail sont distrayants et pleins d’événements imprévus. Les flux quotidiens d’outils de messagerie (comme Gmail, Outlook) menacent régulièrement de nous noyer dans d’autres activités, sans parler des réunions qui peuvent également prendre beaucoup de notre temps…
Une fois que nous avons écrit les tâches que nous devons effectuer, nous libérons de l’espace dans la journée pour pouvoir en ajouter à notre agenda.
Cette « maintenance » de notre agenda est en soi un exercice utile pour lutter contre les interruptions auxquelles nous risquons d’êtes confronté au quotidien. Cela tire notre cerveau du mode « réactif » et vous oblige à penser au long terme.
Il est ainsi pertinent de planifier à l’avance dans notre calendrier des choses à réaliser dans les espaces vides du futur. N’hésitons pas à ajouter du temps pour les tâches essentielles qui contribuent à la réalisation de nos objectifs à long terme.
Le risque est également de constater que nous ne disposons pas de suffisamment d’espace dans notre agenda pour y parvenir. Lorsque cela se produit, c’est un bon signe que nous avez été submergé par d’autres travaux moins importants qui évincent notre travail le plus important. Et il y a de fortes chances que ce soit difficile de voir cela avant de s’asseoir pour gérer notre calendrier…
Si notre emploi du temps est dicté par les exigences de quelqu’un d’autre, alors il faut envisager une réunion avec notre superviseur afin d’essayer d’obtenir des changements permettant d’améliorer notre situation. Nous pouvons dans ce cas énoncer les objectifs clés que nous souhaitons atteindre et indiquer le peu de temps dont nous disposons pour les réaliser.
Pour conclure…
Quoi qu’il en soit, l’important, c’est de retenir que nous ne pouvons rien faire sans rédiger au préalable une liste de choses à faire.
Ainsi, même si cette liste n’est pas très bien organisée, nous aurons malgré tout réussi à sortir du flux normal des choses.
De cette façon, nous pourrons analyser en détail cette liste pour découvrir tout ce qui risque de nous gêner et tout ce que nous n’aurions pas pu voir en temps normal.
Portez-vous bien et à bientôt ! 🙂