Vous ne pouvez pas être assuré que les données de votre organisation sont cachées des regards indiscrets, même après la mise en œuvre des dernières solutions de sécurité des données.
Les acteurs malveillants peuvent cibler les Shadow Data de votre entreprise pour provoquer des violations de données, causant ainsi des ravages sur la réputation et les finances de votre entreprise. Les entreprises françaises sont notamment très exposées à ce risque comme l’a développé cet article de Silicon.
Mais que sont exactement les données fantômes et comment minimiser leurs risques ? Découvrons-le.
Qu’est-ce que les Shadow Data (données fantômes) ?
Les Shadow Data (également appelées « données fantômes ») font référence aux données qui ne sont pas visibles par vous (l’IT) ou par le cadre de gestion centralisé des données de votre organisation. Les organisations utilisent généralement diverses solutions de sécurité des données pour découvrir, classer et protéger les données.
Les données fantômes, étant hors de vue des outils que vous utilisez pour surveiller et enregistrer l’accès aux données, posent de nombreux problèmes graves de conformité et de sécurité.
Voici des exemples de données fantômes :
- Les équipes de développement utilisent souvent des données client réelles pour les tests, ce qui peut être risqué, car une sécurité inappropriée peut entraîner des fuites ou une mauvaise utilisation.
- Une entreprise peut disposer d’anciens logiciels qu’elle n’utilise plus, détenant éventuellement des données importantes qui ne sont pas gérées (et donc un risque d’exposition).
- Les applications créent des fichiers journaux pouvant contenir des informations sensibles qui pourraient être exposées si elles ne sont pas surveillées ou non.
- Les entreprises utilisent souvent des services tiers pour différentes tâches, et le partage de données avec ces services peut être risqué si elles ne disposent pas de mesures de sécurité strictes.
En quoi les données fantômes sont-elles différentes du Shadow IT?
Le Shadow IT fait référence au matériel et aux logiciels non autorisés utilisés au sein d’une organisation. Il peut s’agir d’un employé utilisant une application de messagerie non approuvée ou d’une équipe de projet utilisant un logiciel tiers à l’insu de votre service informatique.
Les données fantômes, quant à elles, sont des données qui ne sont pas visibles par vos outils de sécurité des données ou des données qui ne relèvent pas de la politique de sécurité des données de votre entreprise.
Comme votre équipe informatique ne sait pas ce qu’est le shadow IT, les données traitées sur du matériel et des logiciels non autorisés seront inconnues de vos solutions de sécurité des données. En conséquence, les informations enregistrées ou partagées sur le shadow IT deviennent des données fantômes.
Ainsi, si un employé enregistre les fichiers de l’entreprise dans un stockage cloud personnel, il s’agit de données fantômes. Bien que les deux présentent des risques, la nature de ces risques varie. Le Shadow IT expose l’organisation à des vulnérabilités potentielles du réseau et à des problèmes de conformité.
Les données fantômes risquent spécifiquement un accès non autorisé aux fichiers et informations sensibles. Le Shadow IT est le véhicule du risque, tandis que les données fantômes sont la charge utile réelle qui pourrait être compromise.
En quoi les Shadow Data (données fantômes) sont-elles différentes des Dark Data (données sombres) ?
Les données sombres sont des informations que votre entreprise collecte au cours de ses opérations commerciales normales, mais qui ne sont pas utilisées à d’autres fins. Une entreprise conservera ces informations pour des raisons juridiques et elles seront stockées dans différents départements. Ces données non utilisées pourraient constituer un risque pour la sécurité. Des exemples de données sombres peuvent inclure des informations sur vos anciens employés, des présentations internes, d’anciennes enquêtes clients, des archives de courriers électroniques, etc.
La principale différence entre les dark data et les shadow data est que votre entreprise génère des dark data au sein de son infrastructure informatique au cours de ses opérations commerciales régulières. Vous n’utilisez pas ces données à d’autres fins. Et vous pouvez le considérer comme obsolète, redondant ou insuffisant pour être utile au fil du temps.
En revanche, les données fantômes sont créées de deux manières :
- Généré à dessein par le Shadow IT en dehors de votre infrastructure informatique.
- Inconsciemment, causé par le partage excessif de votre entreprise.
Les données sombres peuvent être un sous-ensemble des données fantômes. Par exemple, les résultats non pertinents d’une application sont à la fois des données sombres et des données fantômes.
Comment les Shadow Data se produisent-elles ?
Il existe plusieurs raisons principales pour lesquelles des données fantômes apparaissent.
Premièrement, votre équipe DevOps, sous la pression de travailler rapidement, peut sauter des étapes de sécurité. Cela peut entraîner des risques liés aux données fantômes. L’équipe peut rapidement activer et désactiver les instances cloud, laissant inaperçues des données dont les équipes informatiques ou de protection des données n’ont pas connaissance.
Deuxièmement, la montée de la culture du travail à distance a alimenté l’utilisation d’outils spécialisés pour des tâches telles que la communication et le partage d’écran. Vos employés peuvent utiliser des services tiers pour cela, créant ainsi sans le savoir des données fantômes.
De plus, le shadow IT implique l’utilisation d’outils technologiques non autorisés par les employés. Lorsqu’ils stockent ou partagent des données à l’aide de ces outils, celles-ci deviennent des données fantômes, existant en dehors des systèmes et de la surveillance approuvés de votre entreprise.
Si votre entreprise travaille dans des environnements multi-cloud, la surveillance efficace des données dans différents environnements cloud peut s’avérer difficile. Cela peut également conduire à une accumulation de données fantômes.
Enfin, vos employés peuvent enregistrer des fichiers sensibles sur leurs disques durs ou sur leurs comptes de stockage de données cloud personnelles (comme Google Drive ou OneDrive) sans autorisation, conservant ces fichiers en dehors de votre système de gestion de données.
Comment minimiser les risques liés aux données fantômes
L’apparition de données fantômes ne peut pas être entièrement stoppée, car elles sont souvent le résultat des opérations régulières d’une organisation.
Cependant, les méthodes suivantes peuvent atténuer les risques de sécurité que les données fantômes posent à votre entreprise.
🗂️ Détectez et protégez vos données
Vos équipes de sécurité et de conformité doivent vérifier tous les référentiels de données, les lacs de données, les environnements gérés dans le cloud et les applications SaaS (Software as a Service) susceptibles de contenir des données précieuses.
Une fois que vous avez identifié les données dans tous vos référentiels de données, vous devez classer les données pour mettre en œuvre les contrôles de sécurité appropriés.
Lors de la découverte et de la classification de vos données, assurez-vous de pouvoir inclure des données semi-structurées et non structurées dans le système de gestion de la sécurité des données en plus des données structurées.
Idéalement, vous devriez utiliser un outil capable de regrouper vos référentiels de données en une seule source et de vous fournir un accès au tableau de bord. Cela vous aidera à détecter rapidement un comportement anormal. Cela permet également de limiter les autorisations et l’accès aux données pour éviter que les données fantômes ne tombent entre de mauvaises mains.
Seul le personnel nécessaire devrait avoir accès à certaines informations, notamment celles qui sont de nature sensible. L’activation des barrières d’accès garantit que seules les personnes requises peuvent voir ou utiliser certaines données.
📋 Gérer l’apparition et l’accumulation du Shadow IT
La gestion efficace du Shadow IT peut réduire les risques associés aux données fantômes. Lorsque vous contrôlez les logiciels et les plates-formes utilisés, il est plus facile de protéger les données de ces systèmes.
Fournir à vos employés les bons outils pour faire leur travail efficacement, simplifier le processus de vérification et d’approbation pour l’adoption d’un nouvel outil technologique et sensibiliser vos employés aux risques du Shadow IT peut vous aider à gérer le Shadow IT.
De ce fait, vous pouvez contrôler le volume de données fantômes générées par le shadow IT dans votre entreprise.
🔐 Mettre en œuvre des politiques axées sur la sécurité
Assurez-vous que la cybersécurité est un élément fondamental du cycle de vie de développement logiciel (SDLC) de votre entreprise. Les équipes de conformité et de sécurité doivent avoir une visibilité complète sur les actions du DevOps et des développeurs par rapport aux données.
Les bonnes règles de sécurité et de conformité mises en place dès le début du SDLC peuvent aider à minimiser le volume de données fantômes créées par les équipes DevOps et les développeurs. En outre, vous devez élaborer des politiques pour supprimer régulièrement les données fantômes.
👥 Formez vos employés
Vos employés constituent la première défense contre les données fantômes ou les risques de cybersécurité. Envisagez de créer un solide programme de formation des employés en matière de cybersécurité pour informer vos employés sur les risques liés aux données fantômes et sur la manière dont ils peuvent éviter de créer des données fantômes.
Assurez-vous également que les programmes de cybersécurité ne sont pas une affaire annuelle dans votre entreprise. Essayez de planifier plusieurs petites sessions de formation tout au long de l’année, expliquant comment identifier les données fantômes, stocker les données en toute sécurité et protéger les données sensibles.
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Pour conclure…
Minimiser les risques associés aux données fantômes est crucial pour protéger les informations sensibles. Les données hors du contrôle de l’entreprise sont vulnérables aux accès non autorisés, aux violations de données et aux fuites.
Cela peut entraîner des conséquences juridiques, des atteintes à la réputation et une perte de confiance des clients. Par conséquent, la gestion des données fantômes est vitale pour la cybersécurité globale des organisations.
Portez-vous bien, soyez prudent et à bientôt !
Source : image-unsplash.